قاعة الاجتماعات هي منتدى متميز يتطلب نوعًا مختلفًا من العرض والإعداد. في هذه المقالة، يحدد المؤلف ثلاث ممارسات يجب على كل قائد أعمال تبنيها لتعزيز العروض التقديمية لمجلس الإدارة.
قد يعجبك أيضًا خلق خيارات لاتخاذ القرارات
أهمية العرض التقديمي
بالنسبة لمعظم المديرين التنفيذيين، حتى أولئك الذين هم في أعلى المستويات، فإن العرض التقديمي لمجلس الإدارة هو الاختبار الأكثر تطلبًا للاتصالات القيادية، وقلة قليلة تنجح.
تكشف المحادثات مع أكثر من 100 من مديري مجالس الإدارة العامة والخاصة على مدار العقد الماضي أن عدم الرضا عن العروض التقديمية يكاد يكون عالميًّا. مجموعات PowerPoint طويلة جدًّا أو محببة جدًّا أو ببساطة غير مفيدة، كما يبلغون.
ومع ذلك، فإن التعليقات التي يتلقاها معظم كبار المسؤولين التنفيذيين: «اجعلها أكثر وضوحا»، «شرائح أقل»، «لا تنشغل بالتفاصيل التشغيلية»، أو حتى «مزيد من التفاصيل، عناوين أقل» غالبًا ما تكون عامة وغير مفيدة.
يُخبر المشغلون بأنهم غير استراتيجيين بما فيه الكفاية. ويُنتقد القادة الاستراتيجيون لعدم كفاية العمق التشغيلي. ويغادر كل من المخرجين ومقدم العرض محبطين.
ولسوء الحظ، من المرجح أن تؤدي النصائح التي يقدمها المدربون المحترفون إلى ضلال كبار المسؤولين التنفيذيين. «تحسين التسليم الصوتي» أو «استخدم نقاطًا أقل» أو «أخبر قصة» أو نقاط تدريب مماثلة جيدة التأسيس متجذرة في الاعتقاد بأن عرض اللوحة هو ببساطة مسألة حرفية مسرحية، وهو صورة مختلفة من العرض التقديمي الرئيس لجمهور العملاء.
يكشف هذا المستشار عن سوء فهم حول الغرض من اجتماعات مجلس الإدارة وقيمتها. قاعة الاجتماعات هي منتدى متميز يتطلب نوعًا مختلفًا من العرض والإعداد. إنه يتطلب تبادلات عالية تستفيد من معرفة كبار القادة وموضوعية المديرين المخضرمين.
بعد أن دربت المديرين التنفيذيين على إعداد العروض التقديمية على مستوى مجلس الإدارة لأكثر من 15 عامًا -بما في ذلك كبار القادة الذين جربوا الأداء ليصبحوا الرئيس التنفيذي التالي- خلصت إلى أن أهم مهمة للمدير التنفيذي هي مشاركة أفكارهم حول الأعمال التي يقودونها. الهدف ليس فقط الإبلاغ عن نتائج الربع الأخير.
(يمكن للمديرين قراءة ذلك بأنفسهم) وبدلًا من ذلك، يجب على القائد الأعلى إشراك مجلس الإدارة عن طريق مناقشة التحديات الأكثر إلحاحًا التي يواجهونها وكيف يعتزمون الاستجابة.
في حين أن كل مجلس لديه احتياجات فريدة تكونها بيئة تشغيل الشركة، أقترح أدناه ثلاث ممارسات يجب على كل قائد أعمال تبنيها لتعزيز عروض مجلس الإدارة الخاصة بهم، وقيمتهم الخاصة داخل المستويات العليا للشركة.
قد يعجبك أيضًا كيف أعمل باوربوينت احترافي؟
3 وسائل من أجل عرض تقديمي مميز
أحضر رسالة مقنعة
عادة ما يقدم كبير المسؤولين التنفيذيين الذين يصلون إلى غرفة مجلس الإدارة مجموعة من الشرائح في وقت مبكر فحصها الرئيس التنفيذي والفريق القانوني بعناية.
وفي معظم الحالات، سيكون المديرون قد درسوا المادة فعلًا، أو في الأقل قلبوا النقاط الرئيسة.
ما الغرض إذن من مدة 10 إلى 30 دقيقة خُصِّصت للمقدم العصبي؟
قد يكون التسرع في مراجعة الشرائح مفيدًا لتجديد المعلومات بسرعة، لكنه لا يعمق فهم مجلس الإدارة للموضوع ولا يعرض المهارات القيادية للسلطة التنفيذية.
بدلًا من ذلك، يجب أن يبدأ كل عرض تقديمي بأطروحة حاكمة: فكرة كبيرة أو منظور يلتقط النقطة الرئيسة للمناقشة. العروض التقديمية التي تبدأ بهذه الطريقة تترك للجمهور رسالة مقنعة.
شعرت آن مولكاهي، التي عملت في مجالس إدارة متعددة، بما في ذلك J&J و Target و LPL Financial و Williams-Sonoma، بالإحباط من المديرين التنفيذيين الذين يرغبون في نقل كثير من البيانات والمعلومات بسلسلة من الشرائح الكثيفة.
«يبدو أن الهدف هو إظهار مدى معرفتهم بأعمالهم»، كما تقول: «لها نتيجة معاكسة. لا يعرف المخرجون ما الهدف من العرض التقديمي».
على النقيض من ذلك، فإن «عقلية الأطروحة» تجبر مقدم العرض على مواجهة المستقبل بدلًا من مجرد قراءة حقائق الماضي. لا يلزم أن يكون عرض المجلس القائم على الأطروحة اقتراحًا جريئًا أو طلبًا لمزيد من التمويل. ولكن يجب أن تؤطر قضية تتطلب اهتمام مجلس الإدارة.
الحد الأدنى أن تخبر الأطروحة الحاكمة المديرين: هذا هو المكان الذي أرى فيه الجزء الخاص بي من الشركة.
لا يمكن إدخال هذه الفكرة في الشريحة 19. ولا بد من ذكره على نحو لا لبس فيه وبجرأة في البداية. وعلى أقل تقدير، يوفِّر تأمينًا ضد الانقطاعات خارج الموضوع أو التجريف في منتصف العرض.
قد يعجبك أيضًا بداية إنشاء موقع يوتيوب.. معلومات لا تعرفها من قبل
افهم أن الرئيس التنفيذي ليس الجمهور المستهدف
بحلول الوقت الذي يطلب منه تقديمه إلى مجلس الإدارة، يكون أحد أعضاء فريق القيادة العليا قد مارس كثيرًا من المناقشات مع الرئيس التنفيذي.
قد يكونون مرتاحين جدًّا لتحديث رئيسهم، بطريقة غير رسمية، مع قليل من التحضير. لسوء الحظ، فإن جلب نفس العقلية والعادات إلى غرفة الاجتماعات هو خطأ فادح.
«أنا دائما مندهش من عدد المرات التي يأتي فيها قادة وحدات الأعمال إلى غرفة الاجتماعات ويوجهون حديثهم إلى رئيسهم، بدلًا من المديرين المجتمعين حول الطاولة»، قال سكوت ميلر -الذي كان يعمل في مجالس إدارة الشركات العامة والخاصة لأكثر من عقدين- إن وجهة نظر ميلر ليست مجرد انتقاد لأسلوب العرض التقديمي، ولكنها اعتراف بأن كبار المسؤولين نادرًا ما يأخذون في الحسبان احتياجات المديرين.
مجلس الإدارة هو جمهور فريد لا يمكن مقارنته بالمجموعات التي يشارك فيها معظم المديرين التنفيذيين بانتظام. إنهم ليسوا عملاء يحتاجون إلى بيعهم.
وهم ليسوا زملاء عمل حقيقيين، فيمكن افتراض مواءمة الاستراتيجية والإلمام العميق بالتفاصيل التشغيلية للعمل.
قد يتعرض مجلس إدارة شركة عامة للخطر من قادة الأعمال والأكاديميين والرؤساء التنفيذيين السابقين والمسؤولين الماليين الحاليين والمديرين التنفيذيين الذين يجلبون الخبرة من صناعات مختلفة تمامًا.
القاعدة العامة: سيختلف نطاق معرفتهم بالشركة وأي موضوع معين اختلافًا كبيرًا. وقد عمل بعضهم في مجلس الإدارة لأكثر من عقد من الزمان.
قد يحضر آخرون اجتماعهم الثالث أو الرابع. يوجد أيضًا تسلسل هرمي غير معلن (وأحيانًا غير معروف) على مجلس الإدارة، مع مجموعة غير معلنة من التحالفات ونطاق السلطة.
ينصح رون شوغر، رئيس مجلس إدارة أوبر الذي يعمل أيضًا في مجالس إدارة Apple وChevron وAmgen، بأن وظيفة مقدم العرض «هي الطيران على الارتفاع المناسب» في غرفة الاجتماعات: «أغبى الأمر كثيرًا، وأنت تخاطر بإهانة المخرجين.
من ناحية أخرى، لا يريد أي مجلس أن يكون مجموعة عمل. إنهم يريدون أن يفهموا ما القضايا التي يجب أن تكون على شاشة الرادار الخاصة بهم».
ويقترح التخطيط لاستخدام نصف الوقت المخصص بحيث نصل إلى النقطة الرئيسة بسرعة ويمكن متابعة المناقشة.
نصيحة السكر سليمة، يجب أن يوفر العرض التقديمي لمجلس الإدارة بعض التنقيحات السريعة حول بيئة التشغيل، والأهم من ذلك هو تحديد أكبر المشكلات التي تحتاج إلى إصلاح.
ستكون هذه المشكلات مألوفة للرئيس التنفيذي (الذي لا ينبغي أبدًا أن يُفاجأ في مجلس الإدارة). ومع ذلك، يحتاج المديرون إلى تذكير بالقضايا الأساسية في محفظة المدير التنفيذي (المواهب أو العمليات أو التنظيم أو منطقة جغرافية معينة) إلى جانب التحديات التي تلوح في الأفق.
يفوت كثير من المديرين التنفيذيين فرصة تأطير المشكلات بالطريقة الصحيحة، وجعل عروضهم التقديمية أقل جاذبية مما ينبغي.
الغرض من تقديم التحديات ليس تخويف مجلس الإدارة ولكن تنويرهم وإشراكهم في الأسئلة التشغيلية والاستراتيجية التي تشغل بال الشخص الذي يقدم المادة.
توجيه العرض التقديمي نحو الحصول على تعليقات قيمة
في دراسة أُجريت عام 2022، وجد مركز EY لمسائل مجلس الإدارة أن مديري الشركات العامة شعروا بالثقة في أنهم أضافوا قيمة إلى المناقشات حول تخصيص رأس المال والخلافة.
لكن قلة قليلة شعرت أن القيمة العليا التي قدموها جاءت في مجالات مثل نمو الإيرادات أو الابتكار أو الاضطراب.
ومن المفارقات أن هذه الموضوعات الأخيرة هي في أغلب الأحيان ما يُطلب من المديرين التنفيذيين معالجته عند دعوتهم إلى مجلس الإدارة.
يمكن للقادة الفعالين المساعدة في إعادة التوازن إلى القيمة التي يجب أن يستمدها المديرون من اجتماع مجلس الإدارة بإجراء مناقشات حقيقية تدعو إلى رد الفعل والمدخلات.
للأسف، يصل عدد كبير جدًّا من العروض التقديمية لمجلس الإدارة إلى نتيجة مفاجئة تليها دعوة سريعة لـ«أي أسئلة؟».
بعد عرض تقديمي، يشكو كثير من قادة وحدات الأعمال من أنهم يجدون أنفسهم يسقطون في حفرة أرنب من التفاصيل الفنية الناجمة عن سؤال غير متوقع وغير ذي صلة في الغالب من مدير مثابر. في معظم الحالات، يقع اللوم بالكامل على مقدم العرض.
إنهم أولئك الذين أخفقوا في إعداد المحادثة الصحيحة وفاتتهم الفرصة لتوجيه العرض التقديمي نحو الحصول على تعليقات قيمة من مجلس الإدارة.
يعتقد راندي فوتش، الرئيس التنفيذي السابق لشركة لاريدو بتروليوم، الذي جلس في كثير من مجالس إدارة الشركات الصغيرة والكبيرة، أن كثيرًا من المديرين التنفيذيين «يفوِّتون فرصة التماس التعليقات من المديرين ذوي الخبرة ذات الصلة». لقد رأى كثيرًا من المديرين التنفيذيين حذرين من إثارة الأسئلة مع المديرين لدرجة أنهم يتركون المديرين صامتين.
ومع ذلك، فإن قيادة محادثة متطورة تروج لـ «الأسئلة الجيدة» هي التفويض غير المعلن للعروض التقديمية القوية لمجلس الإدارة.
بدلًا من الملاحظات الختامية التي تعيد ذكر نتائج الأعمال الرئيسة، يجب على المدير التنفيذي الواثق مشاركة فكرتين أو ثلاث أفكار مهمة من شأنها أن تدفع النجاح في المستقبل، والمخاوف التي يمكن أن تستفيد من مدخلات المدير.
بمعنى آخر، يجب على مقدم العرض البحث بصدق عن وجهة نظر مجلس الإدارة بطرح الأسئلة التي لا تزال دون حل، أو مخاطر العمل التي ستستمر.
الهدف: الحصول على مصادقة مجلس الإدارة أو انتقاداته لمسار العمل المقترح. والنتيجة دائمًا هي مزيج من التعليقات الصريحة والأسئلة الذكية التي تخلق مشاركة مدروسة لمجلس الإدارة.
خلال مقابلة، وصف فرانك بليك، الرئيس التنفيذي السابق لشركة The Home Depot، النغمة النموذجية لاجتماع بين فريق متجر على الأرض والرئيس التنفيذي الذي توقف في زيارة.
«ما سيسمعه الرئيس التنفيذي دائمًا هو نسخة من: أنت تعمل عملًا رائعًا. نحن نعمل عملًا رائعًا. ارحل الآن».
وأصبحت النبرة نفسها من الود القسري، وردود الفعل غير المنتجة، المعيار الشائع جدًّا للعروض التقديمية لمجلس الإدارة التي يقدمها كبار المسؤولين التنفيذيين.
إنها تمثل الفرص الضائعة للارتقاء بمناقشات مجلس إدارة الشركة، والتأكد من حصول كل من الفريق الأعلى والمديرين على أكبر قيمة فكرية ورؤية قيادية من كل محادثة.
جميل ومفيد
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.