نعلم جميعًا مدى صعوبة بدء مشروع كبير أو التعامل مع قائمة مهام مجنونة؛ لذلك لا ترهق نفسك بقائمة مهام ضخمة! امنح نفسك ثلاثة إلى خمسة عناصر مهمة تحتاج إلى إنجازها في يوم واحد، وركِّز عليها.
إذا قمت بإنجازها في وقت مبكر، فيمكنك دائمًا إضافة بعض الأشياء الأخرى إلى قائمتك، ولكن إبقاءها قابلة للإدارة سيبقيك منتجًا - بدلًا من مجرد إبقائك مشغولًا.
اقرأ أيضاً 6 طرق لإدارة المهام اليومية وتنظيم الوقت
تقييم قائمة المهام الخاصة بك
قم بتبديل قائمة المهام الخاصة بك بجدول زمني.
اجلس، وانظر إلى الوقت المتاح لديك لهذا اليوم، وكن واقعيًّا بشأن ما يمكنك إنجازه. ثم ضع خطة لعبة: حدِّد فترات زمنية محددة لكل مهمة من مهامك المهمة، وتأكد من تضمين فترات الراحة.
من خلال تخصيص الوقت وتنظيم يومك، يمكنك الاستفادة من أوقات اليوم التي تكون فيها أكثر تركيزًا وتحفيزًا بشكل طبيعي، وتحقيق تقدم ملموس في العمل المهم، والتأكد من أنك تأخذ فترات الراحة اللازمة للبقاء منتعشًا عقليًّا.
أحد أكبر أسباب المماطلة هو أننا ببساطة لا نعرف من أين نبدأ. ولكن إذا توقفت عن العمل على مهمة في اليوم وأنت تعرف بالضبط ما عليك القيام به بعد ذلك، فسيكون من السهل جدًّا البدء مرة أخرى. قم بإنهاء كل مهمة بـ "الخطوة التالية" المحددة للعودة بسرعة إلى المنطقة في المرة القادمة.
اقرأ أيضاً الأهداف الذكية| كيفية التخطيط وتحقيق النجاح (أدوات وتطبيقات)
رتب أولوياتك
يمتلك الأشخاص ذوو الكفاءة العالية أنظمة مطبقة لمساعدتهم في العثور على المعلومات الدقيقة التي يحتاجون إليها عندما يحتاجون إليها.
يمكن لنظام بسيط مثل طريقة David Allen's Getting Things Done (GTD) أن يخفف العبء العقلي لتخزين التذكيرات والأفكار ويحرر مساحة الدماغ لعمل أكثر فعالية وفاعلية. احصل على نظرة عامة لمدة 20 ثانية عن طريقة إنهاء الأشياء الشهيرة هنا.
اجعل الانغماس في العادات السيئة أكثر صعوبة
تؤدي عوامل التشتيت المستمرة إلى خفض إنتاجيتك ومعدل ذكائك، ولا يمكنك العمل بفعالية إذا لم يكن أداؤك في أفضل حالاتك. لذلك قم بإنشاء بعض الحواجز البسيطة لمساعدتك على التركيز.
إذا كنت تسحب هاتفك باستمرار أثناء عملك لإرسال رسالة نصية إلى صديق أو التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي، على سبيل المثال، ضع هاتفك في درج مكتب مغلق واحتفظ بالمفتاح في خزانة بالطابق العلوي، أو اطلب من زميل عمل موثوق به حمله. عليه حتى الغداء.
اقرأ أيضاً كيف نخطط لتحقيق الأهداف وزيادة إنتاجياتنا؟
تحديد الأولويات
جزء كبير من الفعالية في العمل هو تعلم أن تقول لا. اكتشف ما هو المهم حقًّا - ما المهام التي تحرك الإبرة في تحقيق أهدافك الأساسية؟ ما المشاريع التي لها أكبر تأثير على أرباحك النهائية؟ توقف عن العمل المزدحم الذي لا يصل في الواقع إلى أي شيء.
يعد استخدام أسلوب تحديد الأهداف المستند إلى البيانات مثل OKRs (الأهداف والنتائج الرئيسة) طريقة عملية لتركيز جهودك اليومية على أهداف محددة بوضوح وقابلة للقياس تساهم بشكل مباشر في أهداف العمل الأكبر.
تعامل مع أهم مهامك أولًا
يكون دافعك وإبداعك في ذروة نشاطك في الصباح، لذا فبدلاً من بدء يومك عن طريق التحقق من رسائل البريد الإلكتروني (التي يمكن أن تعرقل خططك بسرعة، حيث يتم دفع ما كنت تنوي تحقيقه أو فقده بين الطلبات الواردة)، انتظر بضع ساعات للتحقق من بريدك الوارد والعمل على مشروع أكثر أهمية بينما لا تزال طاقتك العقلية عالية.
خطة: غدًا - الليلة.
بينما لا يجب أن تظل مستيقظًا بسبب كل الأعمال التي تنتظرك غدًا، فإن إنشاء قائمة قصيرة من المهام البسيطة في الليل يمكن أن يساعدك على الانطلاق في الصباح، وإنشاء زخم مثمر سيحملك خلال الباقي. اليوم. حاول تضمين مهمة واحدة على الأقل تتسم بالتحدي المتوسط في قائمتك.
وفقًا للدكتور ميهالي تشيكسينتميهالي، توجد بقعة جميلة حيث يدخل عقلك بسهولة أكبر في حالة "التدفق" حيث يكون دماغك يطن وأنت تقوم بعمل أفضل ما لديك. يحدث ذلك عندما تتقاطع درجة التحدي وقدراتك عند نقطة عالية. (إذا لم تكن المهمة صعبة بما فيه الكفاية، فسوف تشعر بالملل، وإذا كانت عالية جدًّا، فسوف تشعر بالقلق والتوتر).
استخدم وقت الخمول لإخراج مهام الإدارة
الانتظار في طابور في متجر البقالة، ومحطة الحافلات، والبنك، وما إلى ذلك، لا يجب أن يكون مضيعة للوقت.
أحضر كتابًا كنت تقصد قراءته أو امسح بعض رسائل البريد الإلكتروني أو تابع تحديثات الحالة. أو ببساطة دع عقلك يتجول وراقب العالم من حولك. أنت لا تعرف أبدًا متى ستصادفك فكرتك الرائعة التالية!
حدِّد مواعيد اجتماعات مع نفسك.
أنشئ منطقة خالية من الإلهاء حيث يمكنك التركيز عند الضرورة. احظر الإجازة في التقويم حيث لن يتم إزعاجك، وقم بإيقاف تشغيل إشعارات البريد الإلكتروني والرسائل (أو الأفضل من ذلك، قطع الاتصال بالإنترنت تمامًا)، والتركيز على مهمة واحدة مهمة لمدة ساعة أو ساعتين.
غيِّر حديثك الذاتي
بدلًا من القول: "لدي الكثير لأفعله اليوم!" و"أنا متوتر للغاية الآن!" قل: "هذان هما الشيئان اللذان أحتاج إلى التركيز عليهما اليوم". يمكن أن يؤدي التغيير البسيط في المنظور إلى إحداث المعجزات لمستويات التحفيز والطاقة لديك.
التواصل والتوضيح
علينا جميعًا أن نتعاون مع الآخرين على مستوى ما للقيام بوظائفنا؛ لذا فإن تعلم كيفية العمل بفعالية مع الآخرين يعد جزءًا أساسيًّا من تحسين فعاليتك في العمل.
من أفضل الطرق لتجنب إعادة العمل غير الضرورية والوقت الضائع هو القضاء على سوء الفهم وسوء التواصل. احصل عليه بالشكل الصحيح في المرة الأولى، وستوفر على نفسك كثيرًا من الوقت والطاقة العقلية في مراجعة وإعادة المهام.
ابحث عن طرق للقيام بمزيد من العمل الذي تستمتع به عندما تكون مهتمًّا بعملك وتتحد به وتجيده، فأنت أكثر تفاعلًا، وأكثر فاعلية.
ضع في اعتبارك جوانب عملك التي تتطلع إليها، والمهارات التي تحصل على أكبر قدر من الثناء عليها، وأنواع المشروعات التي يطلب منك زملاؤك المساعدة فيها.
بينما لا يمكن أن يكون كل ما تفعله في العمل مشروعًا شغوفًا، مع قليل من إبداع، حتى المهام الشاقة يمكن أن تكون ممتعة أو صعبة.
في المرة التالية التي يتعين عليك فيها إنشاء جدول زمني أو تقرير نفقات، حدِّد الوقت بنفسك واكتشف ما إذا كان بإمكانك التغلب على أعلى درجاتك الشخصية. ابذل قصارى جهدك لتتعلم شيئًا جديدًا كل يوم، أو ادفع نفسك لتجربة شيء لم تفعله من قبل.
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.