جوَّك | نصائح لكتابة رسالة جيدة بالبريد الإلكتروني في عصر كورونا

قبل بضع سنوات، انتشرت الكثير من المقالات الغربية التي حذرت من أن يقول المرء للمرسل إليه: "آمل أن تكون بخير" في مقدمة رسالته عبر البريد الإلكتروني.

وانتشر الاعتقاد بأن هذه العبارة الروتينية تحية مبالغ فيها، بل ذهب البعض إلى الاعتقاد بأنها ستزعج المستلم على الفور.

ولكن، في عصر كوفيد-19، استحوذت هذه العبارة على نصيب الأسد من حديثنا العادي وأصبح الجميع حريصين على تمني الخير للآخرين وإظهار الاهتمام الفعلي بأن يكون المخاطب على ما يرام، بدلاً من مجرد الانطلاق إلى الحديث من أول سطر عن العمل اليومي.

وبينما نجد جميعًا طرقًا جديدة للتواصل، فإننا نكافح أيضًا لإيجاد طرق جديدة للتفاعل، وهذا يشمل طريقة بدء وإنهاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى الزملاء أو العملاء أو مديرك.

أتمنى أن تكون بخير

يعتقد وليام روز، رئيس قسم التسويق لدى شركة هاركن الأمريكية للحلول السمعية والنصية: "من المهم أن تبدأ رسائل البريد الإلكتروني طوال هذه الأزمة العالمية بتمني الصحة والعافية للمتلقي.

وتبرز الحاجة إلى ذلك من كوننا جميعًا نعيش في وقت لم يسبق له مثيل وهو وقت مخيف لا شك في ذلك، لذا فإن إظهار اهتمامك بالآخرين هو بلا شك الشيء الصحيح الذي يجب القيام به."

قم بتغيير التحية حسب الحاجة

وكتبت جينيفر وود، الكاتبة المستقلة المختصة في مجال العلامات التجارية مؤخرًا، أنها حولت توقيع بريدها الإلكتروني من "كن على ما يرام" إلى "ابقى على ما يرام".

وفي محادثة هاتفية للمتابعة، أوضحت وود لموقع ذي لادرز الأمريكي: "في هذا المناخ يمكن أن تصادف مرسلاً إليه يكافح محاولاً أن يحتفظ بتفاؤله. يمكن أيضًا أن يكون مرهقًا.

وتابعت وود: "هناك الكثير من الرسائل التي تصلني من الشركات تتضمن النص التالي: نحن جميعًا في هذا الأمر معًا؛ لدرجة أن البعض يعتقدون في هذا التكرار أنه بدأ يجعل منها عبارة رتيبة، أو جوفاء".

وتنصح وود بعدم تصديق هذا الاعتقاد، وساقت دليلاً على ذلك بوالدها الذي يعمل في مزارع الماشية العضوية في ريف ولاية كارولينا الشمالية، عندما قال لها إنه يتمنى لها الصحة والعافية، عبر الهاتف، في تلك الليلة، فإنها شعرت بالراحة والدفء والهدوء والسكينة.

وأضافت وود: "لا أعرف مصدر هذا الشعور، ولكن الأمر بدا مختلفًا ".

وأوضحت أنه إذا كنا نتواصل، فأنت بخير. لذا، فإن الأمنيات الطيبة تعبر عن رغبة حقيقية في أن يكونوا بخير عندما أصبح كثيرون من حولنا ضحايا للإصابة بالعدوى.

الاهتمام أصبح جزءًا لا يتجزأ من ممارسة الأعمال التجارية

وتحدث ويليام روز بالتفصيل قائلاً: "حتى إذا كنت لا تعرف الشخص جيدًا، فإن مقدمة بسيطة، تقول فيها "أتمنى أن تكون بخير" أو "أتمنى أن تظل آمنًا" ستعتبر من قبيل الإتيكيت المقبول والمناسب طوال الوقت.

يحاول البشر باستمرار التواصل مع بعضهم البعض والسعي إلى هذا الاتصال المشترك، لذلك في أوقات الأزمات، يدرك المرء أن ما يحدث لكل شخص يقلل من هذا الشعور بالعزلة والوحدة".

أوضح ماذا تقصد

وإذا كنت أكثر إدراكًا للضغوط، فنحن جميعًا نعاني، يمكنك صياغة مراسلاتك وفقًا لذلك أيضًا. وينصح ويليام روز بأنه الآن أكثر من أي وقت مضى، يجب عليك "الحفاظ على المراسلات واضحة وموجزة."

وشرح روز أنه "من الآمن أن نقول أن كل شخص لديه الكثير الذي يتحمله في وقت الأزمات بما في ذلك إنجاز العمل وإدارته ورعاية أطفاله واعتبارات السلامة والصحة وغير ذلك الكثير، كل ذلك يحدث غالبًا من المنزل.

لهذا من المهم أن تكون رسالتك بالبريد الإلكتروني موجزة قدر الإمكان ولا تسهب".

وتحقيقا لهذه الغاية، إذا كنت تطلب شيئا من شخص ما، تأكد من أنه سيرى ما تطلبه في مقدمة رسالتك".

بخلاف ذلك، أوضح روز أنك إذا لم تذكر القصد من الرسالة في مقدمتها، فإنك تخاطر بتخطي المستلم للرسالة لأن انتباهه قد تم توجيهه إلى مكان آخر".

انتبه أكثر إلى سطر الموضوع الخاص بك. وقال روز: "من الحكمة أيضًا التأكد من أن سطر الموضوع سوف ينجح ويسترعي انتباه المرسل إليه، لزيادة فرص رسالتك في أن تتم قراءتها بالكامل".

كن حذرًا عند استخدام حس الفكاهة

في حين أن الفكاهة يمكن أن تساعد في كثير من الأحيان في المواقف المتوترة، إلا أنه من الحكمة أحيانًا أن تتحسب لها فقد تأتي الفكاهة بنتائج عكسية.

ما لم تكن تعرف شخص المرسل إليه معرفة جيدة، فإن عليك أن تتجنب أي إشارات إلى حالته العقلية، حتى لو تم ذلك برفق وبفكاهة مقصودة.

سنكون جميعًا أكثر هشاشة في الوقت الحالي، لذلك تجنب أي سخرية أو كلمات يمكن أن يساء فهمها حتى تصل رسالتك آمنة إلى المستلم.

أطيب الأمنيات بموفور الصحة والعافية

ملاحظة: المقالات والمشاركات والتعليقات المنشورة بأسماء أصحابها أو بأسماء مستعارة لا تمثل الرأي الرسمي لجوَّك بل تمثل وجهة نظر كاتبها ونحن لا نتحمل أي مسؤولية أو ضرر بسبب هذا المحتوى.