أبرز المشكلات والتحديات التي تواجهها الشركات هي ضعف الإدارة؛ وفشل الشركات الكبرى نادرًا لا يكون حدثًا مفاجئًا، بل هو نتيجة تراكم شروخ صغيرة في أساس الإدارة لم يتم الانتباه إليها في الوقت الصحيح. هذه الشروخ التي تبدأ بعلامات خفية، يمكن أن تتسع لتصبح مشكلات كارثية تهدد استدامة العمل كله، والقادة العظماء لا يتميزون فقط بقدرتهم على حل الأزمات، بل بامتلاكهم ما يُعرف بـ«اليقظة الاستباقية» لرصد هذه الدلائل قبل أن تتحول إلى كوارث، فالقيادة الاستراتيجية تضمن الاستقرار والمنافسة المستدامة.
في هذا المقال نقدم لك 10 مؤشرات خطيرة تدل على وجود مشكلات في إدارة العمل، والتي يمكن التعامل معها مبكرًا للحفاظ على استدامة العمل ونجاح القيادة الاستراتيجية. إن تجاهل هذه العلامات قد يؤدي إلى تفاقم المشكلات، وزيادة معاناة الموظفين بالعمل، وربما انهيار الشركة بالكامل. لذا، فإن تبني مفهوم اليقظة الاستباقية ليس رفاهية، بل ضرورة حتمية في عالم الإدارة الحديثة.
وفقًا لرواد الأعمال والقائمين على إدارة الشركات والمؤسسات والمشروعات الناشئة، فإن مسألة القيادة الإستراتيجية يجب ألا تقتصر فقط على وضع الرؤى ومراقبة أداء العمل، وإنما أصبح الأمر يتطلب ما هو أكثر من ذلك. إذ أصبح استشراف المخاطر المستقبلية والتعامل مع العلامات المبكرة التي قد تهدد سلامة العمل واستدامته جزءًا أصيلًا من القيادة الإستراتيجية.
ومع التعقيدات التي أصبحت تملأ بيئة العمل وتتشابك مع كثير من المتطلبات والتنافسية العالية، أصبح نجاح القيادة أمرًا صعبًا، ولا يحدث قياسه فقط بمدى تحقق الأهداف، وإنما يقاس أيضًا بالقدرة على رؤية المستقبل واستشراف المخاطر قبل أن تصبح أزمات يصعب التعامل معها في بيئة العمل.
مصطلح «اليقظة الاستباقية»
قبل أن نتحدث عن العلامات الخطيرة التي تدل على وجود مشكلات في إدارة العمل، فإننا نوضح أن مصطلح «اليقظة الاستباقية»، وإن كان مصطلحًا جديدًا، فإنه يحمل مفهومًا شديد الأهمية فيما يخص الإدارة الإستراتيجية. وهو يعني أن تكون الإدارة قادرة على توقع التحديات والمشكلات المستقبلية والقدرة على التعامل معها بالاستعداد الجيد. ويستخدم هذا المصطلح أيضًا فيما يخص الفرص المستقبلية في بيئة العمل من منتجات وأسواق وأفكار ومجالات جديدة، وهو ما يتطلب التعامل مع المستقبل بداية من الآن.
ويتضمن مفهوم اليقظة الاستباقية عددًا من الإجراءات التي تعمل عليها الإدارة في الشركات والمشروعات والمؤسسات، مثل توقع الأحداث والاستعداد لها، والتفكير الاستراتيجي الذي يحلِّل بيئة العمل ويشير إلى التهديدات والفرص المحتملة، إضافة إلى التحسين المستمر للمنتجات والعمليات والكفاءات والقوانين والإجراءات. ومؤخرًا، أصبحت اليقظة الاستباقية تتضمن إجراءات جديدة مثل إشراك الموظفين في عملية اتخاذ القرار والتخطيط من أجل زيادة الفعالية والتحفيز والإحساس بالمسؤولية.
ما المخاطر الموجودة في بيئة العمل؟ وكيفية تحديدها؟
قبل الغوص في العلامات، من المهم معرفة أنواع المخاطر في بيئة العمل عمومًا، تنقسم إلى:
- مخاطر تشغيلية (فشل الأنظمة): تتعلق بسير العمل اليومي (مثل تعطل الأنظمة، أخطاء الموظفين).
- مخاطر مالية (تقلبات السوق): تتعلق بالسيولة والتمويل.
- مخاطر استراتيجية (قرارات خاطئة): تتعلق بالقرارات الكبرى (مثل دخول سوق جديد).
- ومخاطر الامتثال (مخالفة القوانين).
إن عدم القدرة على تحديد هذه المخاطر يُعد دليلًا على مشكلات الإدارة الإستراتيجية.
أما عن كيفية تحديد المخاطر في مكان العمل؟ فيكون ذلك بجلسات العصف الذهني المنتظمة مع رؤساء الأقسام، وتحليل البيانات التاريخية، ومراقبة المنافسين والسوق، والاستماع لآراء الموظفين في الخطوط الأمامية.
10 مؤشرات خطيرة تدل على وجود مشكلات في إدارة العمل
إليك علامات ضعف إدارة العمل التي يجب التعامل معها مبكرًا:
ضعف الحوكمة وتضارب المصالح وأهمية الحوكمة في الشركات الناشئة
تعاني كثير من المشروعات الصغيرة ضعفًا في الحوكمة، إذ يختلط الأمر على القائمين على إدارة هذه الشركات والمشروعات، ويظهر عدم الفصل بين القطاعات والمهام الرقابية والتنفيذية، وبذلك تتضارب الأدوار والمسؤوليات، وهو ما يؤثر في نجاح المؤسسة أو المشروع نتيجة تضارب المصالح الذي ينتج في معظم الأحوال من اختيار الأشخاص العاملين في المشروع أو المؤسسة على أساس المعرفة الشخصية والثقة والمحبة، وليس على أسس الإدارة والكفاءة.
وفي المشروعات والمؤسسات التي لا يتم الفصل فيها بين المهام، مع وضع قوانين واضحة تضمن الكشف عن أي خطأ ومعاقبة كل مخطئ، وتوفير رقابة داخلية قوية داخل المؤسسة أو المشروع، ففي الغالب يؤدي هذا الخلط إلى عددٍ من المشكلات التي يصعب حلها بعد ذلك التي قد تؤدي إلى الإضرار بسمعة الشركة أو المؤسسة وتفقدها المصداقية لدى العملاء. إضافة إلى أن مشكلة ضعف الحوكمة من المشكلات التي يصعب حلها بعد مدة، إذ يحتاج الأمر إلى تعديلات كبيرة في النظام والإجراءات والموظفين.
وجود اختلاف بين الواقع والأهداف
يجب أن تخضع المشروعات والمؤسسات لرقابة دائمة من أجل التحقق من وجود اتساق بين الأهداف الموضوعة وبين الواقع التشغيلي، وهو ما يعد من أساسيات الإدارة الإستراتيجية. وفي حالة وجود ذلك الاختلاف بين الواقع وبين الخطط الموضوعة والأهداف الأصلية للمؤسسة أو الشركة، فهذا يعد دليلًا شديد الخطر على وجود خلل في آليات التقييم والمراقبة، وهو ما قد يتفاقم إلى مشكلات الإدارة الإستراتيجية الكبرى.
ولتفادي هذه الخسائر، يجب أن يتضمن نظام الإدارة الإستراتيجية آليات للمراقبة المستمرة والعمل على تقييم النتائج أولًا، والتعامل مع هذه النتائج من خلال نماذج للقياس، وليس بالآراء الشخصية التي قد تتأثر بالمشاعر. وفي حالة وجود أي خلل، يجب أن يتم تعديله أولًا بأول للحفاظ على أهداف المنشأة أو المؤسسة، وضبط الواقع التشغيلي لخدمة هذه الأهداف، حتى لا يحتاج القائمون على الإدارة الإستراتيجية إلى دفع فواتير عالية لإعادة المؤسسة أو المشروع إلى المسار الصحيح من جديد.
زيادة الإجراءات اليدوية
في عصر أصبح كل شيء فيه يعتمد على التكنولوجيا، يجب توجيه المشروعات والمؤسسات إلى مواكبة هذا التطور ومحاولة التعامل مع آخر ما وصل إليه العلم والتكنولوجيا. لذا فإن زيادة الإجراءات اليدوية غالبًا ما ستؤدي إلى ضعف الإنتاجية وضعف دقة العمليات وعدم مواكبة الشركات والمؤسسات المنافسة، وهو ما سيصب في النهاية في غير مصلحة العمل. إذ يؤدي الاعتماد اليدوي إلى كثير من التجاوزات والأخطاء، ويضعف عملية المراقبة والحصر وتحديد النتائج بدقة.
وفي بعض المؤسسات أو المشروعات قد تعتمد كبير على أشخاص بعينهم نتيجة امتلاكهم لبعض المهارات أو لأسباب أخرى، وقد يكون هؤلاء الأشخاص يعتمدون بصورة مفرطة على العمليات اليدوية، وهو ما يجب أن تتعامل معه المؤسسة بعدِّه شيئًا مؤقتًا، فيجب على القائمين على الإدارة محاولة وجود بديل يضمن تقليل العمليات اليدوية والاعتماد على التكنولوجيا بأكبر قدر ممكن، وذلك نوع من الحفاظ على الاستدامة، لأن الاعتماد على العمليات اليدوية يعد علامة تنذر بالخطر لظهور مشكلات عدة في المستقبل القريب والبعيد.
غياب التنسيق الإداري بين القطاعات
تُعد فكرة التقسيم أحدَ أسس الإدارة الاستراتيجية، لذا يجري توزيع المهام بين القطاعات والإدارات المختلفة، وتُوضع القوانين والقواعد التي تحدد نوع التعامل بين هذه الإدارات والقطاعات، وكيفية التنسيق فيما بينها من أجل الوصول إلى تحقيق أهداف المنشأة. وقد يُعد الالتزام بهذه القوانين والقواعد أحدَ التحديات التي تواجهها الإدارة الإستراتيجية في بيئة العمل.
وفي حالة ملاحظة وجود مشكلات بسبب التنسيق بين القطاعات والإدارات، يُعد الأمر دليلًا محفوف بالخطر على وجود مشكلات كبيرة في المستقبل نتيجة ما قد يحدث من غياب التنسيق، مثل وجود الفجوات المعلوماتية التي حتمًا ستؤثر في سير العمل واتخاذ القرارات وفهم الواقع ووضع الخطط الجديدة، وهو ما يؤدي مع الوقت إلى تعطل العمليات وعدم تحقيق الأهداف.
والأهم من ذلك هو شيوع حالة عدم الإحساس بالمسؤولية بين العاملين والموظفين في المؤسسة، إذ لا يكون الاهتمام بتحقيق أهداف العمل بقدر تحقيق تميز الإدارة أو القطاع عن غيره، وإلقاء اللوم على القطاعات والإدارات الأخرى في حالة وجود أي خلل؛ لذا يجب التعامل مع غياب التنسيق بعدِّه مشكلة كبيرة لا يمكن تأجيلها، حتى لو تطلب الأمر بعض التكلفة أو الإجراءات الصارمة.
التخفف من الالتزام بالإجراءات والقوانين
مع الوقت، قد يتجه العمال والموظفون في المنشأة إلى التخفف من الالتزام بالسياسات والقيود والإجراءات والقوانين المفروضة في بيئة العمل، لا سيما مع سير العمل على نحو جيد وتحقيق الأهداف المرجوة. وهو ما يُعد دليلًا خطرًا لا يمكن التعامل معه بطريقة تشجع على مزيد من التراخي وعدم الالتزام. فهذا التراجع والتخفف من السياسات والإجراءات والقوانين غالبًا ما سينقلب إلى مخالفات قانونية وتنظيمية مؤثرة في بيئة العمل.
وبجانب المخاطر التشغيلية والمالية التي ستتعرض لها المؤسسة نتيجة التخفف من السياسات والقوانين والإجراءات، غالبًا ستشيع حالة من الإحساس بعدم المساءلة لدى الموظفين والعمال. وهذا ما قد يؤدي مع الوقت إلى تراجع في الإنتاجية، وقد يؤدي إلى أخطاء كبرى يصعب تقدير نتائجها؛ لذا يجب الحرص على الرقابة الدائمة والمنتظمة والمساءلة التي تقوم على القواعد والقوانين، والالتزام بمبدأ الثواب والعقاب مع الجميع مهما كانت الأحوال والظروف.
وهنا لا بد أن نشير مرة أخرى إلى أن المؤسسات والشركات والمشروعات الناشئة التي تختار الموظفين والعمال اعتمادًا على مبدأ المعرفة والقرابة والصداقة والثقة، غالبًا لن تستطيع هذه المؤسسات أن تُطبق القواعد والقوانين بصرامة، وهو ما قد يهدد استدامة العمل وتحقيق الأهداف على المدى الطويل.
ضعف الاستجابة للمخاطر
من الأمور المهمة التي يجب أن تنتبه إليها الإدارة الإستراتيجية هو وضع القوانين والقواعد التي تعاقب الأشخاص الذين لا يستجيبون للمخاطر ولا يبلغون عن المخالفات الموجودة في بيئة العمل، إضافة إلى العمل على زيادة الوعي لدى الموظفين والعمال بأهمية الانتباه إلى المخالفات الموجودة في بيئة العمل ومحاولة تفادي الحوادث والأخطاء بصفته مهارة من مهارات العمل، ونوعًا من الإحساس بالمسؤولية والمشاركة في إدارة المشروع أو المنشأة.
وإذا وجدت الإدارة حالة من تكرار الحوادث، يجب أن تتخذ الإجراءات التي تضمن عدم تكرارها بوجود الحلول الجذرية ومناقشة الأسباب التي قد تؤدي إلى حدوث حوادث أو مخالفات أخرى. والأهم من ذلك هو اتخاذ الإجراءات الصحيحة مع الأشخاص الذين كرروا نفس الأخطاء أو الحوادث، والأشخاص الذين تجاهلوا المخاطر ولم يتعاملوا معها بالجدية اللازمة، وذلك من أجل مواجهة أحد السلوكيات الخطيرة في بيئة العمل وهو سلوك تجاهل المشكلات بدلًا من العمل على حلها الذي قد يكون دليلًا خطرًا يهدد بيئة العمل وربما المشروع كله مع الوقت.
ضعف موارد الأزمات (إدارة الأزمات)
في حالات كثيرة، تكون المؤسسات أو الشركات غير مستعدة لأوقات الأزمات والمشكلات الطارئة، وهو ما يُعد عيبًا كبيرًا في البنية التنظيمية للمشروع أو المؤسسة. إذ قد تؤدي مشكلة أو أزمة إلى خسائر كبرى قد تتجاوز المشروع بالكامل؛ لذا تعتمد استمرارية الأعمال على الاستعداد للطوارئ والأزمات والمشكلات على المستوى المادي بالأدوات والمعدات والمنشآت، وكذلك على المستوى الثقافي والمهاري الذي يستلزم تدريبَ وتثقيفَ العمال والموظفين على التعامل مع هذه الأزمات والمشكلات، إضافة إلى الجانب النفسي الذي يجعل العاملين في المنشأة قادرين على التعامل مع الأزمات دون خوف أو قلق قد يؤثر عليهم أو على المؤسسة.
وفي الغالب، فإن الشركات ذات البنية التنظيمية الجيدة يكون لديها إدارة للمخاطر تعمل على استشراف الأزمات والمخاطر والاستعداد لها، وتُدرِّب الموظفين والعمال، وتُحضِّر الأدوات، وتضع القوانين والقواعد التي تقلل من حدة الأزمة أو المشكلة، حتى تكون الشركة أو المنشأة قادرة على الاستمرار على الرغم من الأزمات الطارئة. حتى في حالات الصدمات الكبرى، فإن المؤسسات التي تمتلك إدارة جيدة للمخاطر يكون لديها القدرة الأكبر على التعافي والعودة مرة أخرى إلى المسار الطبيعي.
الاعتماد على الأفراد بدلًا من الأنظمة
لم يعد من المقبول أن يكون الاعتماد في المشروعات والمنشآت والمؤسسات على الأفراد بدلًا من الأنظمة، لا سيما في ظل وجود عددٍ من برامج التكنولوجيا المجانية والتطبيقات التي تعمل بالذكاء الاصطناعي؛ لذا فإن الشركات التي تعتمد على الأفراد في أداء المهام وتُقلّل من استخدام الأنظمة غالبًا لا تستطيع المنافسة مدة طويلة.
إن الشركات والمؤسسات التي تعتمد على الأفراد، مهما كانت كفاءتهم أو إخلاصهم، فإنها تبقى مرهونة بوجود هؤلاء الأشخاص واستمرارهم في العمل، وهو أمر غير مضمون؛ فقد تضطر الظروف أحدهم إلى مغادرة العمل أو حتى إلى عدم القدرة على أداء المهام نفسها بالجودة نفسها. إضافة إلى أن الأشخاص لن يستمروا إلى الأبد في أداء المهام، وهو ما يقودنا إلى الأنظمة التي يمكنها أن تتعامل مع أي شخص جديد أو قديم دون الإخلال بالمهام أو الأداء أو المستوى.
عدم تطور السياسات والإجراءات
في بيئات العمل الحديثة، يجب أن تكون الإدارة الإستراتيجية مرنة بالقدر الذي يجعلها تعمل دائمًا على تطوير السياسات والإجراءات والقوانين التي تتناسب مع ظروف العمل التي تتغير كل يوم داخل بيئة العمل وخارجها؛ لذا فإن غياب السياسات والإجراءات التي تتناسب مع بيئة العمل يُعد علامة ودليلًا خطرًا على وجود خلل في إطار العمل وبنيته التنظيمية، وهو ما قد يُضعف من أداء الشركة وقدرتها على تحقيق الأهداف وربما قدرتها على المنافسة أمام الشركات الأخرى.
وفي حالة غياب الإجراءات والسياسات المناسبة التي تستوعب التغيرات التي تحدث في العمل والسوق، يلجأ العاملون والموظفون إلى الاجتهاد الفردي والخبرات السابقة، وهو ما قد يجعل كل فرد يعمل في اتجاه مختلف عن الآخر، وهو ما قد يضر في النهاية بالمؤسسة. فحتى لو كان الشخص يتصرف بصورة صحيحة، فإن الفردية لن تخدم العمل مدة طويلة، وعلى المدى ستواجه الشركة كثيرًا من المشكلات التنظيمية التي تحتاج إلى إعادة صياغة السياسات والإجراءات مرة أخرى، وكلما طال الوقت، خرجت المؤسسة عن مسارها وقلّت قدرتها على تحقيق أهدافها.
غياب القيادات المتخصصة
يُعد غياب القيادات المتخصصة من أخطر علامات ضعف إدارة العمل التي تدل على أن المؤسسة أو المنشأة أو المشروع قد لا يحقق الأهداف على المدى الطويل؛ إذ يحرم غياب القيادات المتخصصة المؤسسة من الكفاءات المناسبة في كل قطاع التي تستطيع أن تقدم الأداء المنتظر والأفكار الجديدة المواكبة للسوق، وترفع التنافسية أمام الشركات الأخرى، وهو ما قد يُضعف أداء الشركة ويقلل من قدرتها على الحوكمة والاستدامة.
وربما كان غياب القيادات المتخصصة في عدد من الشركات والمشاريع الناشئة سببه رغبة القائمين على المشروع في تولي كل شيء والاحتفاظ بكل الصلاحيات، أو منحها للمقربين من الأبناء أو الأقرباء، وهو ما يُعد جريمة في مبادئ الإدارة الاستراتيجية، فيحتاج الأمر إلى تمكين القيادات المناسبة التي تمتلك الخبرات والمعارف التي تمكنها من أداء أعمالها، إضافة إلى إعطائها الصلاحيات الكاملة لأداء هذه الأعمال ضمن نظام الحوكمة، مع وجود القوانين والقواعد التي تنظم العلاقات داخل بيئة العمل.
ما علامات المعاملة السيئة في العمل؟
عندما تتجذر مشكلات إدارة العمل السابقة، فإنها غالبًا ما تترجم إلى معاناة الموظفين بالعمل. وعلامات المعاملة السيئة في العمل ليست دائمًا واضحة، ولكنها قد تشمل:
- توزيع غير عادل للمهام (نتيجة غياب الأنظمة).
- ثقافة إلقاء اللوم (نتيجة غياب التنسيق).
- توقعات غير واقعية (نتيجة عدم تطور السياسات).
- والشعور بعدم الأمان الوظيفي (نتيجة غياب القيادة المتخصصة).
في النهاية، فإن مسألة «اليقظة الاستباقية» ليست مسألة تتعلق بالرفاهية بحيث تهتم بها شركة أو منشأة ولا تهتم بها شركة أخرى، وإنما تُعد اليقظة الاستباقية جزءًا أصيلًا من الإدارة الإستراتيجية التي ترغب في تحقيق الاستدامة والتطور بقدر ما ترغب في تحقيق الأهداف والمكاسب؛ لذا تتجه كل أنظمة الإدارة الحديثة إلى المبادرة برصد المؤشرات والعمل على حل المشكلات ومعالجة الفجوات قبل أن تتحول إلى مشكلات كبرى.
وفي ختام هذا المقال الذي تضمن الإشارة إلى أخطر 10 علامات تدل على وجود مشكلات في بيئة العمل، نرجو أن نكون قد قدمنا لك المتعة والإضافة، ويسعدنا كثيرًا أن تشاركنا رأيك في التعليقات ومشاركة المقال على مواقع التواصل لتعم الفائدة على الجميع.
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.