يعد التنظيم من الضروريات والأساسيات الإدارية، وذلك لإسهامه في تحقيق أهداف المنظمة، أو ضمان الكفاءة في أداء الأعمال أو تحقيق نوع من التعاون بعده شرطًا أساسيًا لإنجاز المسؤوليات والأعمال المختلفة.
يعد التنظيم تجميعًا للأنشطة في وحدات تنظيمية من أجل تحقيق الأهداف المحددة بكفاءة عالية.
والتنظيم هو تقسيم العمل وتوزيعه بين وحدات النشاط في المنظمة، وتحديد سلطات واختصاصات كل وحدة، والعاملين بها تحديدًا، لتفادي الخلط والتكرار والتداخل بينها، ثم ربط هذه الوحدات ببعضها البعض بشبكة من الاتصالات والعلاقات تكفل سير العمليات والإجراءات.
اقرأ أيضًا: مفاهيم التنظيم الإداري
بعض تعريفات التنظيم عند علماء الغرب
- التعريف عند دونالد كلو
التنظيم هو ترتيب الأعمال أو الأنشطة في وحدات طبيعية وسهلة القيادة، مع تحديد العلاقات الرسمية بين أولئك الذين يُعينون أو يخصصون لفعل تلك الأعمال.
- التعريف عند لويس آلن
التنظيمعملية تحديد العمل وتجميعه، ويجب أداؤه مع تحديد المسؤولية وتفويض السلطة، وإنشاء العلاقات لتمكين الأشخاص من العمل بفاعلية وتحقيق الأهداف.
- التعريف عند مارشال ديموك
التنظيم هو التجميع المنطقي للإجراءات المترابطة لتكون وحدات تمارس كل وحدة منها السلطة والتنسيق والرقابة.
من التعاريف السابقة يتبين لنا أن التنظيم هو:
وظيفة من وظائف الإدارة، وبمقتضاها تحدد المسؤوليات والسلطات، وتتحدد طبيعة العلاقات بين العاملين في المنظمة.
وبالتنظيم يمكن تحديد الأجزاء أو وحدات العمل داخل المنظمة، وأن هذه الأجزاء أو تلك الوحدات ليست منفصلة ومنعزلة عن بعضها تمامًا، بل تربطها ببعضها البعض علاقات.
والتنظيم يحدد العلاقات التي تربط بين تلك الوحدات، ما ينتج عنه هيكلًا يسمى بالهيكل التنظيمي.
اقرأ أيضًا: التنظيم داخل الأنشطة الطلابية
أهمية التنظيم وفوائده
1. بالتنظيم تتحدد المسؤوليات والاختصاصات، فيعرف كل عضو من أعضاء التنظيم المسؤوليات ومجموعة الأنشطة التي يجب عليه فعلها، ويعرف كل عضو نوع السلطة الممنوحة له.
2. بالتنظيم يتحدد شكل الإطار العام للاتصالات داخل المنظمة، وتتحدد علاقات العمل فيعرف كل عضو من أعضاء المنظمة مكانه في نموذج التنظيم، ويعرف علاقاته التنظيمية برؤسائه الذين يتوقع منهم الإشراف، والمرؤوسين الذين ينتظر منهم تنفيذ الأنشطة المحددة.
3. تحقيق التنسيق بين مختلف الجهود الفردية والجماعية، وبذلك يقل احتمال التعارض وضياع الجهد، وأن الجهود الفردية عندما تنظم تنظيمًا سليمًا تكون متوازنة ومتناسقة تعمل داخل حدود مرسومة.
4. يحقق أفضل استخدام للطاقات البشرية والمادية.
اقرأ أيضًا: أهمية نظرية الإدارة في إدارة المعلومات
مكونات التنظيم وخطواته
يعتمد التنظيم على عناصر ومكونات أساسية؛ هي العمل والأشخاص وأمكنة العمل والعلاقات، وهذه العناصر يجب أخذها بالحسبان عند ممارسة وظيفة التنظيم حتى يكتمل الهيكل التنظيمي للمنظمة.
إن عملية التنظيم تمر بمجموعة من المراحل، هي:
المرحلة الأولى: معرفة الهدف
لأن الجهود التنظيمية يجب أن تكون متماشية مع الهدف المراد تحقيقه، وبذلك فإن معرفة الهدف تساعد في تحديد المتطلبات الأساسية للعمل.
المرحلة الثانية: تقسيم العمل إلى أنشطة جزئية
وذلك لأن:
- العمل أكبر من أن يؤديه شخص واحد؛ لذا يجب تقسيمه حتى يتمكن أشخاص عدة من تأديته.
- التقسيمَ يساعد في أدائه وتوزيعه على الأعضاء؛ ليفعل كل عضو الجزء المخصص له.
- التقسيم يرتبط بالتخصص، على أساس أن الفرد إذا تخصص في جزء من العمل يمكن أن يكتسب مهارة في أدائه لزيادة الإنتاج.
المرحلة الثالثة: تجميع الأنشطة في مجموعات أو وحدات عملية
وذلك بعد تقسيم العمل إلى أنشطة جزئية، وتجميع الأنشطة السابق تقسيمها في وحدات تنظيمية أو إدارية على أساس التشابه في الأنشطة، وتوجد أسس متعددة لتجميع الأنشطة تختلف من منظمة إلى أخرى.
ولقد عرض أساتذة الإدارة أسسًا لتجميع الأنشطة، وقد اختلفت هذه الأسس من عالم إلى آخر:
لقد عرض لوثر جوليك أسسًا أربعة لتجميع الأنشطة:
على أساس الهدف، على أساس العملية، على أساس العملاء، على أساس المكان.
ويعرض مارشال ديموك ثلاثة أسس لتجميع الأنشطة وهي:
الأساس الجغرافي -على أساس الهدف - الأساس الوظيفي.
ويعرض الدكتور صلاح الدين جوهر خمسة أسس لتكوين الوحدات الإدارية:
طبيعة العمل، نوعية العملاء أو المستفيدين من الخدمة، التوزيع الجغرافي، مراحل الخدمة التي تقدمها المنظمة لجمهور المستفيدين، تجمع شتات الأسس الأربعة السابقة.
ويحدد الدكتور جميل توفيق ستة أسس للتجميع هي:
على أساس وظائف المنشأة، على أساس المناطق الجغرافية، على أساس السلع،على أساس العملاء، على أساس العمليات، على أساس الوقت.
ويعرض الدكتور مدحت الديب وآخرون الأسس على أنها تشمل ما يأتي:
أساس الوظائف، أساس خصائص العملاء، أساس الموقع الجغرافي، أساس النواتج التنظيمية، أساس العمليات، أساس نوبات العمل.
وتوجد اختلافات في هذه الأسس، قد ترجع إلى أن البعض يشير إلى أسس تجميع الأنشطة في منظمات أو منشآت أعمال تضمنت هذه الأسس أساسًا بالسلع.
اقرأ أيضًا: مبادئ الإدارة
الأسس التي قدمها جوليك
1. تجميع الأنشطة على أساس الهدف أو الغرض
كل مجموعة من الأنشطة تسعى إلى هدف مشترك وتجميعها مع بعضها البعض في وحدة واحدة، وهذا الأساس تجده في التنظيم الخاص بالجهاز الإداري للدولة، ويقسم هذا الجهاز إلى عدد من الوزارات كل منها يضم مجموعة من الأنشطة.
المزايا المترتبة على هذا الأساس
- عدم حدوث ازدواج في الأداء والاستفادة من الطاقات والإمكانيات المتاحة للمنظمة كافة.
- الوضوح لتحديد الأهداف العامة والأهداف الفرعية.
- توافر أحكام الإشراف والرقابة على كل نوع من أنواع النشاط.
العيوب المترتبة
- يؤدي إلى ظاهرة الاهتمام بالأهداف الجزئية دون النظر إلى أهداف المنظمة كلها.
- لا يصلح في حالة كبر حجم المنظمة.
2. تجميع الأنشطة على أساس العملية
تجميع الأنشطة التي تمارس نوع العمل الإداري نفسه والأعمال المرتبطة باستعمال نوع معين من الوسائل الفنية في وحدة إدارية واحدة، مثال ذلك منشأة لصناعة الغزل والنسيج والأنشطة الخاصة بعمليات الغزل، وتجميع الأنشطة الخاصة بعمليات النسيج مع بعضها في وحدة إدارية واحدة... إلخ.
ويستخدم هذا الأساس عندما تتعدد عمليات الإنتاج ومراحله، وتكون كل عملية متميزة، وتتكون من أعمال يتكامل بعضها مع بعض.
إن متطلبات الأداء وأنظمته ومشكلاته تتفاوت من عملية إلى عملية أخرى، ويعد التنسيق ضروريًا عند استخدام هذا الأساس، بشرط أن يتوافر هذا التنسيق بصورة مسبقة لتلك العمليات.
مزايا استخدام هذا الأساس
- الاستفادة من الخبرات التي تتعلق بنوع النشاط نفسه.
- تسجيل عملية الإشراف وإمكانية قياس الأداء والرقابة عليه في كل عملية.
عيوب استخدام هذا الأساس
- صعوبة التنسيق بين الوحدات الإدارية.
- الخطأ في إحدى العمليات قد يترتب عليه توقف العمل في العمليات التالية لها.
3. تجميع الأنشطة على أساس العملاء
عندما يكون الاهتمام الرئيس للمنظمة هو خدمة عملائها، فإنها تميل إلى تجميع الأنشطة على أساس العملاء، على أن تجمع الأنشطة التي تخدم فئة معينة بذاتها في إدارة واحدة.
ويصلح هذا الأساس في حالة المنظمة كبيرة الحجم، ويشترط أن يكون حجم كل مجموعة مما يبرر أن تقرر لهم المنظمة وحدة تنظيمية خاصة.
المزايا المترتبة على تجميع الأنشطة على أساس العملاء
- ضمان الاهتمام الكافي بالعملاء.
- أداء الأنشطة يكون وفقًا للمعرفة والمهارة.
العيوب المترتبة على استخدام هذا الأساس
- تتباين الوسائل المستخدمة مع العملاء من وحدة تنظيمية إلى وحدة أخرى، ويترتب تباين الإنتاجية في الوحدات التنظيمية المتمايزة.
- احتمال توافر طاقات عاطلة، لا سيما إذا كان العمل موسميًا ويذهب بالوفورات المتحققة.
- صعوبة التنسيق بين هذه الوحدات الإدارية.
4. تجميع الأنشطة على أساس المكان
وفقًا لهذا الأساس تجمع الأنشطة التي تزاول في منطقة معينة في موقع معين في إدارة أو وحدة إدارية واحدة، وهذا الأسلوب من الأساليب التي تستخدم في المنشآت التي تكون عملياتها موزعة في مواقع خارج القطر أو إذا كانت المواقع داخل القطر.
المزايا المترتبة على استخدام تجميع الأنشطة على أساس المكان
- جعل الخدمة قريبة من سكان المنطقة.
- توفير الوقت، والجهد، والتكلفة لتحقيق، وفورات.
- الإلمام بأحوال المواقع.
- سهولة التنسيق بين الأنشطة المختلفة للموقع الواحد.
- السرعة في التصرف واتخاذ القرارات أمام المشكلات الطارئة.
عيوب استخدام هذا الأساس
- صعوبة التنسيق بين الوحدات الإدارية والمنتشرة في مناطق متفرقة.
- احتمال تباين السياسات المستخدمة في المواقع عن السياسات المستخدمة في المقر الرئيس.
- إساءة استخدام السلطة المفوضة من المقر الرئيس إلى المواقع.
- قد تأخذ المنشأة الواحدة من أساس تجميع الأنشطة المختلفة.
يتعين مراعاة مجموعة من الأمور عند اختيار أساس أو أكثر من الأسس السابقة:
- الاستفادة من التخصصات المختلفة ومن القدرات المتميزة للأفراد.
- تسهيل عملية الرقابة على الوحدات الإدارية.
- المساعدة في عملية التنسيق بين الوحدات الإدارية.
- تضمين الاهتمام الملائم بالأنشطة.
- تحقيق تخفيض في النفقات والمصروفات.
المرحلة الرابعة: تحديد الواجبات
تحديد الواجبات أو مجموعة الأنشطة التي يجب على كل نشاط أو مجموعة أداؤها تحديدًا واضحًا مع توفير الوسائل المادية والبيئية، وتوضح هذه الخطوة ماذا يتوقع من الفرد الذي سينفذ كل نشاط أو مجموعة من الأنشطة.
المرحلة الخامسة: إسناد المهام
إسناد إلى الأفراد المؤهلين، ما يمكنهم من العمل بكفاءة.
المرحلة السادسة: تفويض السلطة للأفراد
وهذا يعني منح كل موظف السلطة الضرورية لتحقيق عمله، ويجب على كل عضو في الجماعة أن يعرف الأنشطة التي يتوقع منه أداؤها في علاقته بالآخرين في المنظمة.
المرحلة السابعة: ربط الوحدات
الربط هذه الوحدات الإدارية رأسيًا وأفقيًا عبر نظام للاتصالات واضح.
المرحلة الثامنة: وضع الخرائط التنظيمية وتصميمها
وهذه الخرائط شكل مرسوم يبين بعض المظاهر المهمة للتنظيم؛ مثل الوظائف الرئيسة والعلاقات بينها، ومسالك الإشراف، والسلطة النسبية لكل مسؤول عن كل وظيفة.
وهذا التنظيم الذي نتناوله هو التنظيم الرسمي، لكن يوجد تنظيم آخر يطلق عليه التنظيم غير الرسمي، وهذا التنظيم غير معترف به في المدرسة التقليدية في الإدارة، ولا يعد تنظيمًا شرعيًا.
اقرأ أيضًا: مفهوم الإدارة الإستراتيجية
مبادئ التنظيم الإداري
تشكل مبادئ التنظيم الأسس والقواعد التي يجب مراعاتها عند وضع تنظيم، وتزخر كتب الإدارة بعدد من هذه المبادئ، وقد حدد جوليك المبادئ في عشرة مبادئ تشمل:
1. تقسيم العمل.
2. تجميع الأنشطة في صورة وحدات أو أقسام سواء على أساس الغرض أم الهدف أم على أساس العملية أم على أساس العملاء أم على أساس الموقع الجغرافي.
3. التنسيق عبر التسلسل الهرمي.
4. التنسيق عبر الخطط.
5. التنسيق عبر اللجان.
6. عدم المركزية.
7. وحدة الأمر والتوجيه.
8. البناء الاستشاري والتنفيذي.
9. التفويض.
10. نطاق التحكم.
مبادئ أخرى
وأخذ علماء الإدارة يضيفون مبادئ أخرى أُوجزها في عدد أقل من ذلك وهي:
- مبدأ تقسيم العمل أو التخصص
يعني تقسيم أنشطة المنشأة ووضعها في مجموعات؛ لكي تسهم بفاعلية أكبر في تحقيق الأهداف.
ولقد أعطى تايلور أهمية لهذا المبدأ، وجعل التخصص في العمل وتقسيمه أحد الأسس التي يُعتمد عليها في تحقيق الكفاية الإنتاجية.
- مبدأ وحدة الرئاسة
يعني أن كل فرد يجب أن يكون مسؤولًا أمام رئيس واحد فقط، وهذا يجعل المرؤوس لا يتلقى الأوامر والتعليمات إلا من رئيس واحد.
- مبدأ نطاق الإشراف
ويشير إلى عدد المرؤوسين الذين يستطيع أي مدير أو رئيس أن يتعامل معهم بكفاءة، وإلى كمية الاتصالات وأنواعها مع المرؤوسين الذين يستطيع المدير أن يتعامل معهم بفعالية.
ويتصل نطاق الإشراف بكفاءة المدير في الاتصال والتفويض، ويتضمن هذا المبدأ وجود جسمية وزمنية وعقلية لقدرة المدير على حل مشكلات المرؤوسين الذين يوجههم ويشرف عليهم.
وبهذه الممارسة يمكن تقرير نطاق الإشراف المناسب على الآتي:
في مستوى الإدارة العليا يتراوح النطاق بين 4-6 نائبين للرئيس، ويمكن أن يخضعوا تحت إشراف الرئيس، أما في المستوى الأدنى فإن 30 عاملًا يمكن أن يخضعوا لنظام إشراف رئيس العمال.
إن نطاق الإشراف يعتمد على تعقد القرارات التي يجب اتخاذها، وصعوبات الاتصال.
وأشار الدكتور عبد الكريم درويش إلى أن طبيعة العمل، ودرجة تفويض السلطة، ومدى قرب الموظفين أو بعدهم عن الرئيس، ومستوى التدريب كلها عوامل تتداخل في تحديد نطاق التمكن المناسب، فإذا كان العمل ذا طبيعة روتينية، فقد يتراوح عدد المرؤوسين بين ثمانية واثني عشر، أما إذا كان العمل معقدًا فقد يتراوح بين ثلاثة أشخاص وستة أشخاص.
- مبدأ التدرج أو التسلسل في السلطات
وهو يعتمد على ترتيب السلطات الإدارية من أعلى إلى أسفل في شكل هرمي، وكلما كان خط السلطة الذي يربط بين قمة التنظيم وبين كل مرؤوس في التنظيم واضحًا كان اتخاذ القرارات فعالًا.
- مبدأ تلازم السلطة والمسؤولية وتوازنهما
وهو مبدأ يعتمد على التكافؤ بين السلطة والمسؤولية، فلا تزيد السلطة عن المسؤولية، ولا تزيد المسؤولية عن السلطة، وكلما تعاظمت المسؤوليات تبعًا لها تتعاظم السلطات المقابلة لها.
- مبدأ تفويض السلطة
السلطة تشكل الأساس في التنظيم؛ لأنها تمكن الإدارة من تحقيق إسهامات أهداف المنشأة.
إن السلطة المفوضة لكل إداري يجب أن تكون كافية لضمان قدرته على تحقيق النتائج المتوقعة منه.
- مبدأ تحديد المسؤوليات
يعتمد هذا المبدأ على أن تكون المسؤولية التي تسند إلى أحد الموظفين محددة وواضحة، وهو يحقق هدفين:
- تجنب الفوضى عند بحث المسؤولية.
- فهم طبيعة الوظيفة والوسيلة التي يجب أن تؤدى بها.
وتحديد المسؤوليات يتطلب كتابة التعليمات والتوصيات والأوامر.
- مبدأ مرونة التنظيم وبساطته
وهو مبدأ يعتمد على أن يكون هيكل التنظيم الإداري مبسطًا، وليس مبالغًا فيه، ويجب عدم إنشاء عدد كبير من الوحدات الإدارية الفرعية الصغيرة بهدف إبراز المهام أو الواجبات الثانوية.
ويجب أن يكون التنظيم متصفًا بالمرونة بالدرجة التي تسمح بإمكانية تعديله كلما اقتضت الظروف لذلك.
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.