ما مفهوم الرقابة الإدارية؟

إن وظيفة الرقابة هي إحدى الوظائف الرئيسة للإدارة المتصلة بعمل المنظمة ككل، أي أنها تتصل بجميع المجالات التي لها صلة بعناصر الإنتاج، المدخلات، وبالعملية الإدارية، وبالنتائج التي تحققها المنظمة، المخرجات. 

اقرأ ايضاََ ضمير المحامي وما يجب عليه فعله

ما أهمية الرقابة؟

الرقابة مهمة وضرورية لأسباب عدة:

- منع حدوث الأخطاء بالرقابة السابقة المتمثلة في وضوح الأهداف وحسن اختيار العاملين. 

- لمواجهة الأخطاء التي يرتكبها العاملون في التنظيم، والعمل على تصحيحها. 

- للتحقق من حسن سير العمل وأن الإنجاز يسير حسب ما هو مخطط له. 

الخطوات الرئيسة في عملية الرقابة :

تتكون عملية الرقابة من الخطوات الرئيسة التالية:

1- وضع المعايير. 

2- قياس الأداء الفعلي. 

3- مقارنة الأداء الفعلي بالمعايير الموضوعة لتحديد الانحراف. 

4- تحليل الانحرافات لمعرفة الأسباب واتخاذ الإجراءات المناسبة. 

اقرأ ايضاََ نظرة على قانون نفقة الأولاد بعد الطلاق

وضع المعايير 

المعيار هو أداء قياس كمي (بيع آلاف الوحدات من المنتجات خلال الشهر)، أو وصفي (نوعي) (جودة عالية) يوضع أو يصمم ليساعد في الرقابة على أداء العاملين والسلع الرأسمالية والعمليات. 

قياس الأداء الفعلي

تحديد المعايير، وفي أثناء العمليات الإنتاجية يقاس الأداء الفعلي ويقيم بطريقة مستمرة ومتكررة حسب طبيعة النشاط، لتقرير ما إذا كان الأداء متفقًا مع المعايير، وقد يكون القياس شاملًا أو بالعينة. 

مقارنة الأداء الفعلي مع المعيار لتحديد الانحراف 

هذه المرحلة تتضمن مقارنة النتائج الفعلية مع المعايير الموضوعة، لتوافق الأداء الفعلي مع المعيار، وأن يكون الأداء جيدًا ويفوق المعيار، أو أن يكون الأداء سلبيًّا، وهذا يعني وجود خلل في الأداء. 

تحليل الانحرافات واتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجتها

بعد إجراء المقارنة وتحديد الانحراف، نتعرف على أسباب الانحراف والتي هي:

- أسباب مردها إلى المعيار: يكون المعيار أو الخطة غير ملائمين، أي أقل مما يجب أو أكثر مما يجب، والعلاج هنا يجب إعادة النظر في المعيار. 

- أسباب راجعة إلى المنفذين: هنا المعيار سليم، ويكون السبب في الانحراف عائدًا إلى العاملين، والعلاج هنا يكون في التدريب ورفع الروح المعنوية. 

- أسباب راجعة إلى ظروف معينة لا علاقة لها بالعاملين ولا بالمعيار: مثل قلة مصادر المواد الخام، ونشوء الاضطرابات، والركود الاقتصادي العام، والعلاج هنا يجب أن يتركز على إزالة تأثير هذه الظروف إن أمكن، أو احتوائها أو التكيف معها، إذا كان من المتوقع أن تدوم وفشلت المنشأة في تعديلها. 

- أسباب مشتركة: لا بد من مراجعة كل العوامل السابقة.