مع تطور المجتمعات البشرية تحولت المجتمع البشري من المجتمع الزراعي التقليدي إلى المجتمع الصناعي الذي يعتمد على الطاقة الميكانيكية التي تحرك ماكينات الإنتاج الذي ينتج كميات كبيرة من جميع المنتجات على أشكالها، وهى منتجات احتاجت بدورها إلى التسويق والترويج لبيعها، ولم يكن ممكنا أن يتم الترويج والتسويق لهذه السلع بدون اجراء العديد من الاتصالات التي كانت تعتمد في الماضي على البريد المكتوب، ثم تطور شكل الاتصال ليظهر الاتصال عبر الهاتف والتلغراف.

ثم بعد ظهور تكنولوجيا المعلومات ظهر البريد الإليكتروني كوسيلة اتصال سريعة لم تكن معروفة من قبل، وانتشر استخدام البريد الإليكتروني بطريقة مذهلة حول العالم، لدرجة تحولت معها شركات البريد العادية إلى شركات للشحن، واختفت وسيلة ساعي البريد الذي كان يطرق الأبواب في الماضي ليوصل رسالة من مسافر بعيد إلى أهله، بعد أصبح التراسل بين أى نقطتين في العالم تراسلا لحظيا لا يحتاج أكثر من الاتصال بشبكة الإنترنت وكتابة الرسالة وضغطة زر لتصل للطرف الآخر في ثوان معدودة.

انضم الآن إلى كورس كتابة إيميل احترافي من هنا!

مفاهيم الاتصال الإلكتروني

نظام البريد الإلكتروني E-mail system  

ويطلق اسم البريد الاليكتروني على نظام البريد التي يتم إدارتها بواسطة الحاسب الآلي وتوزيعها من خلال شبكة الانترنت عن طريق شركة للبريد الإليكتروني أو موقع من مواقع التواصل الاجتماعي الذي يوفر خدمة البريد الإلكتروني.

رسائل البريد الالكتروني  E-Mail

وهى الرسائل التي يجرب كتابتها وتداولها بواسطة الحاسب الآلي عن طريق نظام الاتصال الاليكتروني المستخدم داخل المنظمة أو من خلال الشبكة التي تربط المنظمة بغيرها من المنظمات، ويمكن أن تكون رسائل البريد الاليكتروني بين جمهور المنظمة الداخلي أو بين جمهور المنظمة الخارجي، وفي كل الأحوال فإن رسائل البريد الإليكتروني لا تقتصر على الرسالة الأصلية فقط بل تشمل أيضا المرفقات الملحقة بها.

 صندوق البريد الإلكترونى E-mail Box

ويطلق مصطلح صندوق البريد الإليكتروني على الجزء المخصص لكل مستحد على مزود خدمة البريد الإليكتروني الخاص بالمنظمة، وهو صندوق البريد الذي قد يكون خاص بأحد أعضاء المنظمة داخليا أو أحد أفرد جمهور المنظمة الخارجي، ويكون لكل مستخدم من مستخدمي البريد الإليكتروني اسم للتسجيل خاص به واسم مرور خاص به بحيث لا يمكن شخص أخر غيره الدخول للبيانات والرسائل المخصصه له على مزود الخدمة داخل المنظمة.

صناديق البريد المشتركة Shared Mail Box 

وتنشأ صناديق البريد المشتركة في المنظمات التي يكون لها طبيعة عمل تحتم اطلاع أكثر من شخص على نفس الرسالة التي تصل للمنظمة، أو أن يتم اعتماد الرسائل المتبادلة بين الجمهور الداخلي والجمهور الخارجي للمنظمة من جانب أكثر من مسئول داخل المنظمة، وفي هذه الحالة يجب أن تضع المنظمة قواعد واضحة وصارمة فيما يتعلق بالأشخاص المسموح لهم بالوصول لصناديق البريد المشتركة وصلاحيات كل منهم في الاطلاع على الرسائل المشتركة ومن منهم يحق له الرد عليها أو اتخاذ أى قرار بخصوصها.

  عنوان البريد الإلكترونى E-mail Address

وعنوان البريد الإليكتروني هو العنوان الذي يخص كل مستخدم من الجمهور الداخلي في المنظمة، ويقابله أيضا عند كل فرد من افراد الجمهور الخارجي للمنظمة عنوان بريد إليكتروني مماثل، ويفصل بين اسم المستخدم واسم اسم النطاق للشركة مزودة الخدمة للمنظمة بالبريد الاليكتروني علامة @ ، وقد يكون يكون اسم النطاق المزود لخدمة البريد الإليكتروني للمنظمة هو اسم المنظمة نفسها إذا كانت  هذه المنظمة تملك نطاقا إليكترونيا خاصا بها.

جهاز الخادم للبريد الالكتروني  E-mail Server

وهو جهاز حاسب آلي مزود بمواصفات خاصة ويستخدم هذا الجهاز مجموعة من البرامج التي تساعد على دعم نظام الاتصال داخل المنظمة بين أعضاء المنظمة بعضها وبعض أو بين جمهور المنظمة الداخلي وجمهورها الخارجي.

 البيانات الإطارية الوصفية Meta Data

ويقصد بهذه البيانات المعلومات التي يمكن من خلالها وصف الرسالة بالكامل مثل اسم الراسل والمسلتم وتاريخ ووقت قيام المستخدم بإنشاء الرسالة وتاريخ استلامها من المرسل له ، وعلى الرغم من أن هذه البانات لا تظهر بشكل ظاهر أمام مستخدم البريد الإليكتروني، إلا أنه هام ولا يمكن الاستغناء عنه  عند القيام بأرشفة وتخزين وسائل البريد الاليكتروني.

مكونات شبكة الاتصال الالكتروني داخل المنظمة

حتي تستطيع المنظمة بناء الاتصال الالكتروني يجب عليها ان توفر مكونات الشبكة الداخلية داخل المنظمة، وهذه الشكة تتكون من حسابات شخصية يطلق عليها اسم محطات العمل، وتكون هذه الأجهزة موصلة بجهاز خادم للمنظمة أو عدد من الأجهزة الخادمة التي توفر الدعم لباقي الأجهزة، كما يجب توافر كروت شبكة الاتصال الداخلي ووصلات الشبكة ومعدات الاتصال بها، بالإضافة إلى برامج الشبكة مع وجود برامج للتطبيقات ومعالجة البيانات متاحة لجميع المتصلين بشبكة الاتصال الداخلي للمنظمة، مع وجود نظام فرعي للنسخ الاحتياطي Back Up Subsystem ، وهو النظام الذي يضمن توفير نسخة احتياطية من البيانات الموجودة على نظام الاتصال الداخلي للمنظمة في الحالات التي يزيد فيها حجم البيانات المخزنة عن 20 ميجابيات.

مميزات الاتصال الإلكتروني  

للاتصال الإلكتروني مميزات تستفيد منها المنظمة، وأبرز هذه المميزات انها وسيلة رخيصة للاتصالات، كما أنها تعمل على مدار 24 ساعة لمدة 7 أيام في الأسبوع بدون توقف وبدون أى عطلات رسمية، وفي نفس الوقت يمكن من خلال استخدام نظام الاتصال الإلكتروني في المنظمة أن يتم تسجيل تاريخ إرسال الرسالة بدقة، كما يمكن من خلال استخدام الاتصال الاليكتروني إعطاء الفرصة للشخص الذي توجه له الرسالة بتلقيها فورا وبدون تأخير.

 عيوب نظام الاتصال الإليكتروني  

قد يكون أكبر عيب يواجه المنظمة التي تعتمد نظام الاتصال الإليكتروني هو الإرباك الذي يحدث في النظام الداخلي للاتصال الالكتروني داخل المنظمة بسبب كثرة الرسائل المتبادلة سواء بين أعضاء الجمهور الداخلي للمنظمة أو بين أعضاء الجمهور الداخلي للمنظمة والجمهور الخارجي لها، في نفس الوقت فإن هناك احتمالا لانتهاك سرية المنظمة من خلال الاطلاع على الرسائل المتبادلة بين جمهورها الداخلي أو بين جمهورها الداخلي وجمهورها الخارجي في حالة تعرض المنظمة للقرصنة الإليكترونية أو التجسس أو الاختراق من جانب أشخاص لا ينتمون للمنظمة.

قالب البريد الإلكتروني

قالب البريد الإلكتروني هو تصميم معد مسبقًا يستخدم لإنشاء رسائل بريد إلكتروني بشكل سريع وفعّال. يتضمن القالب هيكلًا ثابتًا يحتوي على العناصر الأساسية مثل العنوان، النصوص، الصور، والأزرار، مما يسهل عملية إرسال الرسائل بدون الحاجة لتصميم كل رسالة من البداية. يتم استخدام القوالب في مجموعة متنوعة من الأغراض مثل الحملات التسويقية، الردود التلقائية، والنشرات الإخبارية، حيث تضمن تنسيق الرسائل بطريقة احترافية ومتناسقة. كما يساعد القالب في توفير الوقت وتحسين التواصل مع العملاء أو المستلمين، ويعزز من فعالية الرسائل من خلال تضمين دعوات واضحة للإجراء (CTA).