من الواضح أن هناك أسبابًا قوية وجيدة للمديرين لتعلم كيفية استخدام وقتهم بفعالية، ولكن قبل بضع سنوات، عندما بدأت في ذلك، وجدت أن معظم المستندات تهدف إلى للسيطرة على الوقت على الرغم منالفشل الروابط النظرية في التطبيق العملي، الوسائل التقنية ببساطة لم تأخذ في الاعتبار المقاطعات اليومية العادية التي تختبر قدرات المدير المثالي للتحكم في وقته أو وقته.
اقرا أيضا مبادئ الإدارة
هل الوقت مقياس لكثرة للعمل؟
هل أنت مضيعة للوقت؟ أولئك الذين يأتون للعمل في العاشرة صباحًا ويتركونه في الثانية ويقطعون وقتهم بين التاريخين بين نافورة المياه أو الحمام، فإنهم يضيعون وقتهم ولن يمر وقت طويل قبل اكتشافهم و منفصلة عن عملهم.
ولكن عندما أتحدث عن المسؤولين الذين يضيعون الوقت، فأنا أشير بالفعل إلى مجموعة أكثر ولاءً منهم. في الواقع، يتعرق الكثير منهم على مكاتبهم من الصباح إلى الليل، ويقصرون ساعات الغداء، ويحملون ملفات العمل إلى المنزل ليلًا لإنهائها لأنهم يضيعون الوقت - والوقت ليس مشكلة.
سؤال الدقائق أو الساعات، ولكن مسألة الجهد المبذول في الشركة، وأهمية هذا العمل الذي تستثمر فيه الجهد. يركز المدراء الاستثنائيون على إنجاز المهمة وهذه الوظيفة مناسبة.
هنا يكمن مفتاح إدارة الوقت الناجحة وهو أهم أداء مهني الآن وأكثر من ذلك، أنت تركز على إنجازه، باستثناء جميع الأعمال الأخرى.
ماهي مخاطر الإدارة المشتركة؟
قد يبدو هذا غير واضح، لأن معظم المديرين يضيعون وقتًا ثمينًا ويجب أن تعرف بنفسك إذا وقعت في الأخطاء الإدارية الشائعة التالية:
فخ التوقعات الكبيرة
في الواقع، من المستحيل تحقيق كل شيء في يوم عمل واحد. لسوء الحظ، فإن معظم المديرين ليسوا واقعيين. إنهم ينشئون يومهم بقائمة من آلاف الوظائف للقيام بها. حتى لو كانوا نصف هذا العدد، فإنهم ينهون يومهم بمشاعر الإحباط وخيبة الأمل.
هذا الشعور لا يأتي من حجم العمل الذي أنجزوه أو لم ينجزوه، ولكن بالقدر الذي توقعوه منهم. من المثير للسخرية أن أولئك الذين يضعون قوائم العمل يركزون على إكمال جميع أعمالهم دون التفكير في وقت عملهم. وبالتالي، فإنها تستهلك المزيد من الطاقة في الأعمال الثانوية. لم يبق سوى القليل من الوقت أو لم يكن هناك وقت لرعاية الأساسيات.
من ناحية أخرى، نجد أن المديرين الذين يستغلون وقتهم يفهمون أنهم ببساطة لا يمكنهم القيام بكل شيء في يوم واحد. إنهم يجعلون أهدافهم واقعية وينأون بأنفسهم عن الإحباط المحبط للإحباط من خلال تحديد عدد محدد من الأهداف وتنظيمها حسب الأولوية، ثم التعامل معها واحدة تلو الأخرى والوصول إليها في نهاية اليوم. كما حددوا في البداية، بحيث يشعر هؤلاء المديرون بالامتلاء والإنتاجية.
اقرا أيضا كيفية التغلب على المماطلة والتسويف
الخوف من الفشل النهائي
يعتقد بعض المديرين أن مشاكلهم عندما يحاولون القيام بالكثير، وبمجرد أن ينوي الوصول إلى هدف نهائي، فإنهم يجددون مهلة محددة للوصول وهذا يسبب لهم إزعاجًا، فمن الواضح للمديرين بخلاف ذلك.
فهم جيدون أن الجهد الكبير قد بذل لإنجاز ما هو التأخير في عين ما هو ملح والذي يؤدي بكفاءة أقل. ثم يتضح لهم من الألم أن الهدف الذي يريدون تحقيقه لم يتحقق بناء على الوقت الذي حددوه لأنفسهم.
على الرغم من أنهم لم يفشلوا بعد، إلا أنهم يتوقعون الفشل وهذا التوقع يقودهم إلى الخوف والإحباط، مما يخلق شعورًا بالضعف فيهم.
اقرا أيضا الإدارة في مجال المؤسسة الصحفية:إعداد ناجي عبدالسلام السنباطي
كيف يمكن تحديد المشكلات ذات الأولوية؟
الدرس الذي تعلمه هو ببساطة:
لتحقيق أكبر عائد ممكن من العمل اليومي، يجب أن تركز انتباهك الكامل على الواجب الذي له الأولوية القصوى في الوقت الحالي. يجب أن تتعرف على عادة أداء الواجب الأكثر أهمية الآن.
السؤال الآن بالطبع: كيف تعرف أهم شيء الآن؟ كيف غيرت سلوكك للتركيز عليه؟
هناك عدد من الخطوات البسيطة للوصول إلى هناك:
تحديد أهداف واضحة
خلال فترة البحث، وجدنا أن المديرين الناجحين لديهم وعي واضح بأهداف أعمالهم. ولديهم خطط تنفيذ تفصيلية لتحقيق أهداف هذه الإجراءات. تأكد أيضًا من إحكام قبضتك على أهدافك وتدوينها. افعل ذلك على فترات منتظمة. لن تساعدك المراجعة الدورية في تذكر أهدافك فحسب، بل ستظهر لك أيضًا حتى تصبح عفا عليها الزمن وتحتاج إلى تحديث.
تحليل الأهداف وتحديد الأولويات
الهدف هو مهمة ضخمة للغاية لا يمكن تحقيقها دفعة واحدة. في الواقع، الهدف هو مجموع العديد من الوظائف، ولتحقيق هذا الهدف، يجب عليك أولاً تفصيله لوظائفه المختلفة. وتعود وتكرر أن عليك استخدام القلم والورقة لمساعدتك على وضع الأشياء في صورة دقيقة محددة تظهر أبعاد العلاقات النسبية الموجودة بينهما. في كثير من الأحيان عندما يتم تحديد الوظيفة بدقة، يصبح من الواضح أنه لا يمكن القيام بكل شيء في وقت واحد. وبالتالي، فإن خطواتك التالية هي تنظيم واجباتك المنزلية وفقًا للأولويات.
استمرار تحديث الأولويات
يعرف كل مدير جيدًا أنه من المستحيل التنبؤ بما إذا كان هذا سيحدث تمامًا خلال يوم العمل. ومع ذلك، يمكنك التأكد من أن شيئًا ما يحدث يتطلب إعادة ترتيب الأولويات اليومية والاستعداد باستمرار، وبدء كل يوم بقائمة مهام أساسية ومراجعته باستمرار وتحديده وفقًا للتقدم من العمل اليومي وبينهم تقوم بأهم العمل في ذلك الوقت.
قد نجد أنه من المفيد تحديد الأولويات كل ساعة أو كل 15 دقيقة، كما يفعل البعض ... وهكذا، اعتمادًا على التطورات الجديدة. دع كل ساعة من عملك تبدأ بهدف واضح وواقعي لهذه الساعة (بالطبع، إذا حدث شيء ما يؤدي إلى فرض أولوية أخرى، ثم ضع جانبا ما تفعله).
الفحص لضمان النجاح
في نهاية اليوم، تحقق من كيفية استخدامك لوقتك. الرجوع إلى قائمة الأولويات الصحيحة. إذا وجدت أن كل مهمة في القائمة قد أكملتها بنجاح، فقد ربحت المعركة وستشعر بالامتلاء والإنتاجية.
اقرا أيضا أخطاؤنا الشائعة في إدارة وتنظيم الوقت
الوقت وعلاقته بأسس التنظيم الجيد
يمكن لأي مدير تطبيق القاعدة المذكورة أعلاه، ولكن الشرط الرئيسي للنجاح هو التنظيم الجيد. من المعقول أن المنظم الجيد فقط لديه القدرة على عمل مؤشرات مكتوبة وعقلية لأهدافه وأولوياته تحت ملاحظته. ولهذا، قبل أن تبدأ هجومك على متاعب وقتك الإداري، تأكد أولاً من صقل جميع مهاراتك التنظيمية. هناك بعض الإرشادات الأساسية لمساعدته في هذا الصدد.
التركيز
يقوم المدير المثالي خلال يومه بتجميع كمية كبيرة من المعلومات عنه أكثر مما تمتص ذاكرته، وبدلاً من ترك شيء تحتاجه في الذاكرة لا يعتمد عليه، اكتبه فورًا وبعد قم بتدوينها على الورق، احتفظ بها في مكان للتأكد من إمكانية الحصول عليها بسهولة.
وغني عن القول أن المعلومات المخفية لا فائدة منها.
استغلال الوقت
سواء كانت المستندات في شكل رسائل أو تقارير أو أشياء أخرى، لا يتعين عليك الجلوس على مكتبك لتكون رايك ومراجعتها مرارًا وتكرارًا. فكر في مكتبك كمكان مؤقت. إنها في طريقها إلى المكان الذي تقرر فيه مكان إقامتها لإنجاز هذا العمل الهام، يجب عليها الآن الجلوس والبت في المكان النهائي لكل نوع من هذه الأوراق.
أما الأوراق التي لا تعرف ماذا تفعل بها، فأنت بحاجة لإعداد طاولة خاصة لهم بجانب مكتبك لوضعها، وبعد ذلك تبقى هذه الأوراق لفترة من الوقت دون الحاجة إلى مرجع، لأنها حصلت على سلة مهملات. الغرض من تحديد موقع محدد لكل بطاقة هو معالجة كل بطاقة مرة واحدة فقط.
بين المدير والوالدين.. حدد أولوياتك
المقاطعات جزء ثابت ولا مناص منه من حياة المدير، لذلك دعونا نتعلم العيش والتعامل معهم. نصيحتك للقيام بذلك هي معاملة كل مقاطعة على أنها ثمينة. على سبيل المثال: إذا كانت المقاطعة مكالمة هاتفية، فعليك أن تحكم بنفسك إذا كانت لها الأولوية على المهام التي في حوزتك. إذا كانت المكالمة من عميل مهم، يمكنك أن تقرر أنها أولوية ويجب عليك تركها جانبًا وإجراء المكالمة.
إذا كانت المكالمة من أحد الوالدين، يمكنك أن تقرر أنها ليست أولوية ونطلب منهم الاتصال بك في وقت آخر.
الهدف هو محاولة السيطرة على الموقف حتى لو كانت المقاطعة خارج سيطرتك. الطريقة الوحيدة للقيام بذلك هي تذكر أولوياتك وأهميتك.
اقرا أيضا الوقت أهميته ووسائل تنظيمه وكيفية استثماره واستغلاله بالشكل الصحيح
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.