خطوات إعادة ترتيب الأولويات عندما تتراكم المهام

يحتاج الشخص إلى إعادة ترتيب أولوياته عندما يزدحم جدول المواعيد بالمهام، ويصبح الوقت غير كافٍ، ويقل الجهد، ويتغير المزاج، وهو ما قد يؤثر على الصحة النفسية والجسدية، كما يؤثر على الإنتاجية والأداء. وذلك من خلال خطوات محددة مثل جمع المهام في قائمة واحدة وتصنيفها بحسب الأهمية، وتقييم الوقت والجهد، والبدء في إنجاز المهام العاجلة مع التحلي بالمرونة والقدرة على إزالة المهام غير الضرورية، وتقسيم العمل وتوزيع فترات الراحة.

وفي هذا المقال نخبرك عن كيفية اتخاذ خطوات إعادة ترتيب الأولويات عندما تتراكم المهام وكيف يمكن تحديد الأولويات في العمل بالإضافة إلى عدة استراتيجيات لتنظيم قائمة المهام المتعددة.

ما أسس تحديد الأولويات؟

في البداية، لا بد أن نعرف الأسس التي سنحدد عليها الأولويات عندما تتراكم المهام، والتي يجب أن نعود فيها إلى الأسس الرئيسية، وهي كالتالي:

تحديد الأهداف

قبل كل شيء، يجب أن نعرف ما هي أهدافنا العامة وما هي الأهداف الخاصة المرتبطة بالأعمال والمهام، والتي نسعى إلى تحقيقها كأساس لتحديد أهمية كل مهمة قياسًا بهذه الأهداف، بحيث لا تتعارض معها وتتوازى مع الأهداف الهامة ثم الأقل أهمية.

تقييم الأهمية

في هذه النقطة، نقيم أهمية كل مهمة بحسب الوقت المتاح لها وميعاد الإنجاز والتسليم مقارنة بغيرها، والنتائج التي يمكن أن تترتب على تأخير المهمة أو عدم إنجازها. وبالتالي، يمكن أن نعد قائمة بالمهام العاجلة مرتبة بحسب الأكثر إلحاحاً وأهمية.

تقييم الموارد

من أسس تحديد الأولويات معرفة الموارد التي نمتلكها لأداء المهام المختلفة، ومنها الوقت المتاح والمجهود بحسب الوقت، والمساعدة المتوافرة من فرق العمل، والأجهزة والأدوات التي يمكن استخدامها في إنجاز هذه المهام قبل الشروع في تنفيذها بحسب أهميتها.

ما خطوات ترتيب الأولويات عند تراكم المهام؟

يتطلب ترتيب الأولويات عند تراكم المهام بعض الخطوات التي تساعدنا على إنجاز المهام بفعالية والخروج من وضع التراكم والفوضى بأفضل النتائج، وهي كالتالي:

عمل قائمة التفريغ

تتضمن قائمة التفريغ كل المهام المطلوبة عشوائيًا ودون ترتيب، بشرط عدم ترك أي مهمة مهما كانت سهلة وبسيطة إلا ويتم كتابتها في قائمة التفريغ لكي نتخلص من الضغط والتوتر، ولا نقلق بشأن أي مهمة أخرى لم يتم كتابتها في القائمة.

عمل مصفوفة أيزنهاور

تعتمد مصفوفة أيزنهاور على تصنيف المهام في 4 صفوف أو مربعات تساعدنا على إنجاز هذه المهام بعد ذلك بحسب أهميتها وهي كالتالي:

1. مهام عاجلة وهامة والتي يتم البدء بها فورًا.
2. مهام غير عاجلة وهامة والتي يمكن تأجيلها لوقت لاحق في جدول المواعيد.
3. مهام عاجلة وغير هامة والتي يمكن إسنادها إلى أحد الأشخاص الموثوقين للقيام بها.
4. مهام غير عاجلة وغير هامة والتي يمكن حذفها أو تأجيلها لأوقات لاحقة.

تطبيق قاعدة المهام الثلاثة

بعد تقسيم المهام في مصفوفة أيزنهاور، يتم تطبيق قاعدة المهام الثلاثة التي تعتمد على إنجاز المهام الثلاث الأكثر أهمية في اليوم الأول أو في الفترة الأولى من التخطيط الزمني للشعور بالإنجاز ولتخفيف العمل وتقليل التراكم بعد ذلك.

التركيز على مهمة واحدة

رغم تراكم المهام والشعور بالتشتت وعدم الإنجاز، فإن الأمر يتطلب تطبيق قاعدة التركيز على مهمة واحدة وعدم الدخول في مهمة أخرى قبل إنجاز المهمة الأولى بالكامل. وهذا يزيد الفعالية والإنتاج، ويقلل المشاكل الناتجة عن التسرع وإهمال بعض التفاصيل في كل مهمة، وهو ما قد يخلق عددًا من المهام الفرعية غير المنجزة.

تقسيم المهام الكبيرة

من أفضل استراتيجيات إنجاز المهام الكبيرة والصعبة، خاصة وقت تراكم المهام، هو تقسيمها إلى مهام صغيرة قابلة للحل والإدارة بدلاً من التعامل مع المهمة الكبيرة مرة واحدة، وهو ما قد يؤدي إلى عدم الجودة أو إلى تأجيل المهمة أو إلى استنزاف الكثير من الوقت على حساب مهام أخرى.

المراجعة والتقييم

في أوقات تراكم المهام، يجب أن يهتم الشخص كثيرًا بمراجعة وتقييم أداء المهام والأمور التي تم إنجازها على مدار اليوم، والعمل على نقل المهام المتبقية التي لم يتسع لها الوقت إلى جدول أعمال اليوم التالي بالطريقة نفسها، حيث يعيد تقييم أولويتها ووضعها في القائمة وتحضير كل ما يلزم لإنجازها في اليوم التالي.

كيف نتعامل مع تراكم المهام نفسيًا؟

بجانب تنظيم المهام وتحديد الأولويات، يتطلب تراكم المهام بعض الإجراءات التي يكون لها تأثير نفسي كبير، وتساعد على عدم الإحساس بالإرهاق والتوتر والقلق، وعدم الدخول في حالة من حالات الخوف أو الاكتئاب أو عدم الرضا. ومن هذه الإجراءات ما يلي:

1. في البداية، لا بد أن تلتزم بأوقات الراحة، سواء الفترات القصيرة بين المهام، أو فترات تناول الطعام، أو الوقت الذي تقضيه مع الأسرة، مهما كانت الأعباء والمهام المتراكمة.
2. بعد ذلك، يجب أن تتصالح مع نفسك في فكرة عدم المثالية وأنك قد لا تستطيع أن تنجز كل العمل بنسبة 100% أو أن تصل إلى الكمال، وهو أمر طبيعي في كل الأعمال والمجالات.
3. يوجد أيضًا ما يسمى إجهاد القرار، وهو ناتج عن كثرة القرارات التي تتخذها في اليوم الواحد، وبالتالي عليك بتقليل عدد القرارات وتوفير الطاقة العقلية لإنجاز المهام الفعلية.
4. عليك أن تتعلم كيف تقول لا لكل المهام التي لا تستطيع أداءها ولكل الأشخاص الذين يتجاوزون حدودهم مما يسبب لك الإرهاق والضغط والقلق المستمر.
5. عليك أن تهتم أيضًا بمكافأة ذاتك عندما تقوم بأداء المهام حتى ولو كانت بسيطة وسهلة، وذلك من خلال الاستراحة القصيرة أو كوب قهوة لكي تشعر بالرضا والسعادة مما يسهل عليك إنجاز مزيد من المهام.
6. لا تؤجل المهام الصعبة والمهمة، مما يجعلك دائمًا تشعر بالضغط، وإنما عليك أن تبدأ بالأكثر أهمية لكي تتخلص من هذا الضغط، ويكون من السهل عليك الاستمرار في العمل.
7. لا تخجل من طلب المساعدة عندما تحتاجها، سواء في نطاق العمل أو من الأشخاص المقربين، أو حتى من الأخصائي النفسي إذا شعرت بالضغط الذي لا تستطيع التعامل معه وحدك.

في نهاية المطاف، لا تعد خطوات إعادة ترتيب الأولويات عندما تتراكم المهام مجرد أداة تنظيمية لإدارة الوقت، بل هي ضرورة ملحة لحماية صفائك الذهني وصحتك النفسية من الاحتراق الوظيفي والتوتر المستمر. ومن خلال تفريغ عقلك في قوائم واضحة، وتطبيق مصفوفة أيزنهاور، والتصالح مع عدم المثالية، يمكنك تحويل الفوضى المتراكمة إلى خطوات عملية قابلة للإنجاز بيسر وفعالية.

والآن حان دورك لتشاركنا في التعليقات: ما الاستراتيجية التي تجدها الأكثر فاعلية عندما تزدحم مهامك اليومية؟ ولا تنسَ مشاركة المقال مع أصدقائك على منصات التواصل الاجتماعي لتعم الفائدة.