تعتمد إدارة المشاريع الحديثة على أدوات رقمية تنظم توزيع المهام وتحديد الأولويات والمواعيد النهائية، وتوفر متابعة لحظية للتقدم والأداء وإدارة الموارد والميزانية وتقليل المخاطر، بينما يساعد اختيار الأداة المناسبة على تحليل احتياجات المشروع وتحدياته ثم مقارنة الحلول وتجربة النسخ المجانية قبل اعتمادها، وتعد Wrike وAirtable وAsana وScoro وأنا من أبرز الخيارات التي تجمع بين التعاون وإدارة المهام والتخطيط والمتابعة.
وفي هذا المقال، نصحبك في جولة سريعة بين البرامج المستخدمة في إدارة المشروعات، لنتعرف على أهم تطبيقات وبرامج إدارة المشاريع، بالإضافة إلى عدة أدوات مجانية لإدارة المشاريع عن بعد، كما نوضح لك كيف تختار التطبيق المناسب لمشروعك، وأهم المميزات المطلوبة في أدوات إدارة المشاريع.
لماذا نحتاج إلى أدوات وبرامج لإدارة المشاريع؟
في الحقيقة، لم يعد استخدام البرامج والتطبيقات في إدارة المشاريع أمرًا اختياريًا أو ترفيهيًا، وإنما أصبح أمرًا ضروريًا نتيجة الحاجة الملحة والمتطلبات والمهام المتراكمة، بالإضافة إلى الفوائد الكبيرة التي تقدمها تلك الأدوات والبرامج، وعلى رأسها الفوائد التالية:
- تعمل أدوات وبرامج إدارة المشاريع على تحسين التعاون بين أعضاء الفريق، سواء في الإدارة الواحدة أو في عدة إدارات، حيث يمكن تبادل المعلومات والبيانات والاطلاع على المواقف بشكل فوري والتعامل معها دون تأخير أو حدوث سوء فهم.
- تسمح الأدوات والتطبيقات المستخدمة في إدارة المشاريع بتوزيع المهام على الموظفين والمشاركين في عملية الإدارة بطريقة سهلة ومنظمة وواضحة. كما يمكن تحديد الأولويات، وعمل المنبهات والتذكيرات التلقائية التي تجعلهم دائمًا على درجة عالية من الوعي بأهمية ما يعملون، والأهداف التي يعملون عليها، والمواعيد النهائية للمهام.
- تصبح عملية التخطيط والجدولة أكثر انضباطًا واحترافية من خلال أدوات التخطيط وبرامج الجدولة، وهو ما يساعد على إنجاز المهام بشكل منظم وفي المواعيد المحددة، وعدم وجود أي أسباب روتينية أو إدارية قد تؤدي إلى تشتت أو تخبط فيما يخص التخطيط والجدولة.
- الشيء المهم في أدوات وبرامج إدارة المشاريع هو فكرة المراقبة والرصد، حيث تعمل هذه الأدوات بشكل تلقائي على رصد التقدم ومراقبة الأداء والتأكد من عدم وجود أخطاء طوال مراحل المشروع، وهو ما يساعد على تلبية المشروع للمعايير المطلوبة، والوصول إلى الأهداف المحددة، وتقليل الأخطاء بقدر الإمكان.
- هناك أيضًا أدوات وبرامج تعمل على تحديد المخاطر وتجنبها، والتخفيف من العقبات المحتملة للمشروع، كما تقدم توصيات وتدابير يمكن اتخاذها في شكل استراتيجيات إدارية وعملية، يمكن من خلالها تخفيف المخاطر أو تجنب حدوثها من الأساس، وهو ما يعظم من مكاسب المشروع ويقلل من الخسائر على المدى الطويل.
- مع استخدام برامج وأدوات إدارة المشاريع، من المؤكد أن الإنتاجية ستتحسن بشكل كبير بسبب النظام والتخطيط الجيد، وفعالية اتخاذ القرارات، والمراقبة، والتخفيف من المخاطر، وهو ما يساعد على تحسين الإنتاج في كل القطاعات وفي كل خطوات المشروع، وبالتالي في المنتج النهائي.
- على مستوى الحسابات والميزانية، فهناك العديد من الأدوات التي تساعد على إدارة الميزانية، والتي تستخدم البيانات التي يتم إدخالها لإدارة الموارد المتاحة بشكل فعال، وتجنب المشكلات المالية، والعمل على تأمين المشروع من هذه الناحية، فلا يخرج المشروع مثلًا عن الميزانية المحددة، ولا يحدث تسرب للموارد أو المصاريف من ناحية أخرى.
- الأمر الرائع في الأدوات والبرامج المخصصة لإدارة المشاريع أنها تسهل الوصول إلى المعلومات والبيانات والملفات، وهو ما يوفر الوقت والجهد بعكس الطرق التقليدية التي كانت تتطلب وجود أرشيف ومستندات وأوراق، كما تتطلب البحث عن المعلومات بشكل يدوي، مما يمثل تعطيلًا للعمل وإدارة للموارد.
كيف تختار الأدوات المناسبة لإدارة مشروعك؟
مع هذا الكم الهائل من أدوات وتطبيقات إدارة المشاريع عن بعد والتي يمكن استخدامها في كثير من المجالات، يجب أن يكون لديك رؤية محددة لكيفية اختيار الأدوات المناسبة لإدارة مشروعك، والتي يمكن تحديدها عن طريق النقاط التالية:
- احتياجات المشروع: عليك أولًا أن تنظر إلى احتياجات مشروعك، لكي تعرف ماذا تحتاج من برامج وأدوات من ناحية أهداف المشروع، وأعضاء الفريق في هذا المشروع، والمدة الزمنية التي ستعمل عليها، وكذلك طبيعة المشاركين في المشروع، بالإضافة إلى طبيعة الموارد، وآلية التعامل مع المخاطر، والكثير من البيانات التي تحدد الاحتياجات والأدوات التي سوف تستخدمها في إدارة المشروع.
- التحديات المتوقعة للمشروع: كل مشروع قد يواجه مجموعة من التحديات والقيود والعقبات والأزمات المحتملة، وهو أمر يجب الوعي به وتحديده من أجل اختيار الأدوات المناسبة للعمل على هذه التحديات والعقبات المحتملة، مثل احتمال عدم تخصيص الموارد بشكل صحيح، أو احتمال عدم كفاية الميزانية، أو احتمال التأخير في تنفيذ المشروع، أو حتى احتمال عدم الالتزام باللوائح والمعايير. ومع معرفة هذه التحديات والقيود، يمكن اختيار الأدوات المتخصصة في إدارة هذه التحديات.
- المقارنة بين البرامج: بعد أن عرفت احتياجات مشروعك وقمت بكتابة التحديات والقيود المحتملة، عليك الآن أن تقوم بعمل قائمة لأفضل البرامج التي يمكن أن تستخدمها لإدارة مشروعك من أجل المقارنة بينها والحصول على الأدوات والبرامج التي تتناسب مع طبيعة المشروع. كما يُنصح بأن تقسم هذه القائمة بحسب أنواع الأدوات والتطبيقات؛ فعلى سبيل المثال، هناك برامج لإعداد الميزانية، وهناك برامج لإدارة الموارد، وهناك برامج للرقابة، وهكذا.
- اختبار الأدوات: في هذه المرحلة، عليك اختبار التطبيقات والأدوات والبرامج بنفسك من خلال تطبيقات عملية، عن طريق تجربة الإصدار المجاني قبل شراء النسخة المدفوعة، حتى تتأكد من كفاءة البرنامج أو الأداة التي تتناسب مع طبيعة مشروعك والتي تؤدي بشكل مرضي في هذه المرحلة.
5 أدوات رائعة لإدارة المشاريع عن بعد
بصفتي رائد أعمال وأدير مجموعة من المشاريع عن بعد، أقدم لك أفضل 5 من أفضل مواقع إدارة المشاريع عن تجربة:
تطبيق Wrike
يعتبر تطبيق Wrike من التطبيقات الرائعة التي لاقت نجاحًا وانتشارًا كبيرًا في السنوات الأخيرة، ويعده كثيرون أفضل برنامج لإدارة المشاريع، حيث يعمل على تنظيم فرق العمل ويساعدها في توحيد الجهود، بالإضافة إلى قدرته على استيعاب عدة مشاريع في نفس الوقت، حيث يمكن تحويل المشاريع إلى مجموعة من المهام، وتحويل المهام إلى أصحابها ليقوم كل فرد من الفريق بدوره في المشروع.
كما يحصل كل موظف على مساحة خاصة في التطبيق يستطيع من خلالها تلقي التنبيهات والرسائل، واختيار الطريقة التي يعمل بها، وأسلوب العرض الذي يتناسب معه. كما يتوفر من التطبيق نسخة مجانية ونسخة مدفوعة تحتوي على مزيد من الخطط والأدوات المساعدة.
تطبيق أنا
أول تطبيق عربي يحقق ردود فعل جيدة لدى العاملين في إدارة المشاريع عن بعد، وهو تطبيق تم عمله بواسطة شركة حسوب التي تقدم مجموعة من الخدمات الإدارية للشركات ورجال الأعمال، بالإضافة إلى منصات العمل الحر العربي مثل (خمسات) و(مستقل).
يعد استخدام تطبيق (أنا) سهلًا وبسيطًا نظرًا لواجهة الاستخدام التي تمكّن فريق العمل من تقسيم البرنامج إلى لوحات مختلفة، ويمكن أن تستوعب كل لوحة مشروعًا مختلفًا عن الأخرى، بالإضافة إلى إمكانيات متعددة مثل إضافة التطبيقات الخاصة بالمشروع، وقوائم المهام، والملاحظات، والمستندات التي تسهل من إنجاز المهام، وكذلك من تعاون فريق العمل مع بعضه.
كذلك، فإن التطبيق يسمح بإضافة تطبيقات المحادثة من أجل مزيد من التواصل والمشاركة وتتبع سير العمل، وهو ما يعد دعمًا كبيرًا لإدارة المشاريع وتحسينًا للأداء بسبب التركيز والسهولة والسرعة التي يوفرها التطبيق لفريق العمل.
تطبيق Airtable
بالنسبة للأشخاص الذين يحبون استخدام ملفات الإكسل في أعمالهم، فإن تطبيق Airtable قد يكون الأنسب، والذي يحظى بثقة العديد من الشركات الكبيرة والصغيرة في تنظيم المشاريع وإعداد المهام والفعاليات، حيث يسهل عملية الوصول إلى قواعد البيانات من خلال الجداول والصفوف والأعمدة، وهي الطريقة التي يفضلها الكثير من الناس.
يسمح التطبيق بإجراء مكالمات ونقاشات جماعية بين فريق العمل، كما يسمح بإرسال الرسائل المباشرة، بالإضافة إلى وجود التنبيهات والتذكيرات والجدولة المناسبة للمهام. كما يسمح بتغيير تصميم طريقة العرض في كل مشروع على حدة، ويسمح لكل فرد من أفراد فريق العمل أن يعمل بالطريقة التي يرغب بها دون الإخلال بالنظام العام، حيث يستطيع أن يشارك الملفات ويرسل الرسائل ويصل إلى البيانات بسرعة وكفاءة عالية.
تطبيق Asana
رغم أن تطبيق Asana قد تم إنشاؤه عام 2008 لمساعدة شركات التقنية والعاملة في مجال التكنولوجيا، فإن التطبيق نجح في أن يكون أحد الأدوات الرئيسية في العديد من المشاريع الأخرى وفرق العمل التي تحتاج إلى مساعدة في تنظيم أعمالها، حتى أصبح عام 2011 تطبيقًا عالميًا غير مقيد بمجال أو قطاع محدد.
يستطيع تطبيق Asana أن يخلق بيئة عمل جماعية متكاملة، يشترك فيها المديرون وأعضاء فرق العمل، ويتبادلون الرسائل والبيانات والمهام والنقاشات حول المشروع، بالإضافة إلى قدرة التطبيق على تنظيم المهام وتوجيهها إلى المسؤولين عنها، مع سهولة الحصول على الملفات بشكل سريع وآمن. كما يمنح التطبيق نسخة مجانية بخصائص محدودة لفرق العمل التي لا تتخطى 15 فردًا، وتتوفر منه نسخة مدفوعة للشركات الكبيرة بمزايا وأدوات أكثر احترافية.
تطبيق Scoro
يعد تطبيق Scoro من التطبيقات الاحترافية الرائدة في عالم إدارة الأعمال عن بعد منذ عام 2013، حيث إنه جمع كل ما يتعلق بعمليات الإدارة والتشغيل والتواصل والخصائص المتعلقة بالميزانية والمبيعات والنفقات وقياس النمو والرقابة وإمكانية التخصيص، وبالتالي تخطى التطبيق فكرة الأداة الواحدة إلى مجموعة من أدوات الإدارة المتكاملة في تطبيق واحد.
كذلك، يقدم تطبيق Scoro مساحة هائلة للتخزين السحابي، التي توفر العديد من الخدمات والمزايا والأدوات التي يمكن استخدامها في إدارة المشاريع عن طريق التخصيص، سواء تخصيص المشاريع، أو تخصيص فرق العمل، أو حتى تخصيص بحسب كل عميل في المشروع. بالإضافة إلى إمكانية عمل هامش للأرباح في كل قسم، كما يوفر التطبيق نسخة مجانية تجريبية يمكن العمل عليها للتأكد من مناسبة التطبيق للمشروع قبل الاشتراك في النسخة المدفوعة.
في ختام جولتنا بين أفضل أدوات إدارة المشاريع عن بعد، نأمل أن يكون هذا الدليل دليلًا مرجعيًا يساعدك في اتخاذ القرار الأنسب لنجاح فريقك. تذكر دائمًا أن الأداة المثالية ليست بالضرورة الأكثر شهرة، بل هي الأكثر توافقًا مع احتياجات مشروعك وأسلوب عمل فريقك. نرجو أن تكون قد وجدت في هذا المقال الفائدة المرجوة، ويسعدنا جدًا أن تشاركنا تجربتك أو تساؤلاتك في التعليقات، كما ندعوك لنشر المقالة عبر منصات التواصل الاجتماعي لتعم الفائدة على الجميع.
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.