العمليات التجارية هي آليات وأنشطة راسخة داخل الشركة تسمح لك بإنشاء المنتج أو الخدمة الرئيسة بالجودة المتوقعة. هذا نوع من الوصفة التفصيلية مع خريطة تكنولوجية جاهزة. فهو يسمح لك بالحصول على طبق مذاق بالطريقة التي تريدها تمامًا، بغض النظر عمن يقوم بالطهي: أنت أو أي شخص آخر.
تنقسم العمليات داخل الشركات إلى ثلاثة أنواع: الدعم (الخدمة)، والتشغيلية (للتوريد والترويج)، والإدارة (التي تحدد وظائف النظام بأكمله).
تُوثق العمليات التجارية الرئيسة بالتفصيل، ويراقَب تنفيذها بشكل صحيح من قبل فريق إدارة المؤسسة. إذا تعطلت هذه العمليات التجارية، فقد يؤدي ذلك إلى فقدان الاستقرار وتدهور جودة المنتج الرئيس، ما سيؤدي بدوره إلى انخفاض الدخل وزيادة الكُلفة، وقد يصل إلى الإغلاق الكامل للمؤسسة بسبب غياب الربح.
ولكن ماذا تفعل إذا فقدت العمليات التجارية- التي حُدِّدت في بداية المشروع- أهميتها؟ فهي لم تعد تؤدي إلى منتج ذي قدرة تنافسية عالية، أو تنطوي على الكثير من الكُلف المرتبطة، أو تؤدي إلى إنشاء منتج لا يلبي متطلبات العملاء المحتملين، وما إلى ذلك.
من الضروري إعادة التفكير بالكامل في نظام المعايير الداخلية: ضبط العمليات التجارية القديمة، وإضافة عمليات جديدة وإزالة العمليات غير الضرورية. وهذا ما يسمى التحسين أو إعادة الهندسة.
تغطي هذه المادة مفهوم إعادة هندسة العمليات التجارية وكل ما يتعلق بها: متى يجب إجراء التحسين، وما المراحل التي يجب أن تكون موجودة، وكيفية تصميم عمليات جديدة، وكيفية تنفيذها، وغير ذلك الكثير.
اقرأ أيضًا: الهندسة ودورها في حياة الإنسان والحضارة الإنسانية
ما الهندسة وإعادة الهندسة بكلمات بسيطة؟
عمومًا، إعادة الهندسة هي العملية العكسية للهندسة، أي عملية الخلق والتطوير. غالبًا ما يُستخدم هذا المصطلح في البرمجة (في مجال تكنولوجيا المعلومات) ويعني عملية التحليل التفصيلي لبرنامج موجود من أجل فهم كيفية تنظيمه وما يمكنه فعله وكيف.
تُستخدم إعادة الهندسة في البرمجة لدراسة منتجات المنافسين، وكذلك لتحليل البرمجيات للعثور على المشكلات الخفية، والميزات غير الموثقة، وتحديد مبادئ تشغيل الوظائف الأساسية، وما إلى ذلك.
وهذا هو، هذا نوع من عملية التحليل الكامل وإعداد البرنامج الذي يستخدم غالبًا للقرصنة أو البحث عن الإشارات المرجعية للبرنامج.
في مجال الأعمال، إعادة الهندسة مخصصة لمهام مختلفة تمامًا. إنها ليست ضرورية للقرصنة، بل لتحسين العمليات التجارية وإعادة بنائها. الهدف النهائي هو تحسين صحة المؤسسة وقدرتها التنافسية، وإزالة القيود المفروضة على النمو وتحديد المشكلات القائمة.
إعادة هندسة العمليات التجارية (باللغة الإنجليزية BPR) هي إعادة تفكير كاملة في الوظائف الحالية، وإعادة تصميم العمليات التجارية الحالية للمؤسسة.
عادةً ما يتم تنفيذ إعادة الهندسة بشكل شامل وتغطي جميع المجالات الرئيسة لنظام الإدارة: التمويل والوثائق التنظيمية والإدارية والإنتاج.
كما يوحي الاسم، يتم استخدام BPR فقط في تلك المؤسسات التي تعمل وفقًا لمنهجية BPM (إدارة عمليات الأعمال)، أي نظام إدارة العمليات.
إعادة هندسة العمليات التجارية لها أسماء بديلة: التحسين، إعادة التصميم، تحويل الأعمال، إدارة التغيير.
اقرأ أيضًا: كيف يمكنك استخدام تسويق البث المباشر لتنمية أعمالك التجارية؟
الأهداف الرئيسة لاستخدام إعادة الهندسة
الغرض من إعادة هندسة العمليات هو مساعدة الشركات والمؤسسات على إعادة التفكير بشكل أساسي في طريقة عملها من أجل تحسين خدمة العملاء، وخفض الكُلَف وزيادة كفاءتها وقدرتها التنافسية.
غالبًا ما يحدث أن تصل الشركة إلى سقف معين ولا يمكنها مواصلة نموها وتطورها. يمكن أن تكون مقيدة بعوامل خارجية وداخلية. من الداخل، قد لا تكون هذه المشكلات مرئية، لأن الرأي يقتصر على المعايير الداخلية والأخلاق ومجموعة القواعد والتشوهات بسبب التجربة غير الصحيحة الحالية.
تسمح لك إعادة الهندسة بتحليل الوضع الحالي بالتفصيل واقتراح الحلول. ويمكن تنفيذها في المنظمات من أي حجم وفي مجموعة متنوعة من الصناعات.
عادةً ما تُطوَّر استراتيجيات وعمليات تجارية جديدة من قبل شركات خارجية ومتخصصين من أجل ضمان أقصى قدر من الموضوعية في التقييم وجلب خبرة شخص آخر ومنظور خارجي.
قد تتطلب إعادة الهندسة تغييرات وتعديلات صغيرة في العمليات الفردية، ولكن من غير المنطقي تنفيذها محليًا، لأنه في هذه الحالة يوجد خطر كبير جدًا في تضييق صورة ما يحدث. وإعادة الهندسة هي عملية عالمية وشاملة للمؤسسة. قبل وصف التعديلات، يجب إجراء تحليل وتقييم شاملين؛ فهذه هي الطريقة الوحيدة للحصول على صورة شاملة سيُصاغ على أساسها التعديلات.
اقرأ أيضًا: تطور الأنظمة الهندسية.. تعرف على مجالات الهندسة في الحياة
مراحل إعادة هندسة العمليات التجارية
تقليديًا، تنقسم إعادة الهندسة إلى المراحل التالية:
- تقييم مهمة الشركة أو المؤسسة وتغييرها وتعديلها وإعادة التفكير فيها.
- تحليل العمليات التجارية الحالية وأهميتها وفقًا للمهمة المحدثة.
- اتخاذ القرارات بشأن التعديلات اللازمة واقتراح وتطوير العمليات التجارية الجديدة.
- إدخال عمليات تجارية جديدة مع الدعم الإلزامي والتعديلات إذا لزم الأمر.
إذا لم تتحقق أهداف إعادة الهندسة، فمن الضروري العودة إلى تقييم المهمة والبدء من جديد.
المرحلة الأولى
لذا، فإن المرحلة الأولى هي تقييم رفيع المستوى للرسالة والخطط الإستراتيجية، وكل ما تعمل الشركة من أجله.
في البداية، من المنطقي التعامل مع الأسئلة الأساسية، مثل:
- ما مهمة الشركة، هل تحتاج إلى تغيير أو مراجعة أو تعديل؟
- هل تتماشى الأهداف الإستراتيجية مع المهمة المختارة؟
- مَن عملاء الشركة؟
فعلًا هنا من المتوقع إجراء دراسة مفصلة لصور المستهلك.
في هذه المرحلة، قد تكتشف الشركة أنها تعمل وفق افتراضات غير صحيحة لا تلبي التوقعات الرئيسة لعملائها المحتملين.
هذا كله مستوى إستراتيجي للتخطيط.
المرحلة الثانية
في المرحلة الثانية، تُحلل العمليات التجارية الحالية ليُعرف مدى توافقها مع المهمة المحدثة.
كجزء من هذا التقييم:
- تُوضع مخططات للعمليات الحالية. يُسجل الأشخاص المسؤولون وحجم التمويل والدلائل الأخرى.
- يُجرى تحليل لنقاط القوة والضعف (سيساعد تحليل SWOT أو تحليل PESTEL في ذلك).
- وتُقيَّم فاعلية نظام الإدارة، وإمكانات الإنتاج، والقدرات المالية، وإمكانات الابتكار.
- يُقيم المنتج الرئيس من حيث القدرة التنافسية وجودة الخدمة أو الدعم.
- يُشكل هيكل الكُلفة فيما يتعلق بكُلفة المنتج الرئيس.
- تُجمع قائمة الأخطار الرئيسة (حول إدارة الأخطار في المشروعات).
لا تنسَ أن العمليات التجارية الفردية يمكن أن تكون ضخمة جدًا. وفي هذه الحالة، يمكن تقسيمها إلى أنشطة وعمليات أصغر بحيث يمكن قياسها ونمذجتها وتحسينها بسهولة كبرى.
المرحلة الثالثة
المرحلة الثالثة هي الأهم، إذ من الضروري وضع مقترحات للتغييرات حتى يمكن تحقيق مهام وإستراتيجيات جديدة، ولكن بما لا يتجاوز القدرات المالية والفنية للشركة. إذا لم يكن لديك ما يكفي من الموارد لتنفيذ الابتكار، فسوف يصبح بلا معنى.
وفي هذا الصدد، يجب تصميم واختبار العمليات التجارية الجديدة بعناية (على سبيل المثال، يمكن إجراء الاختبار في أقسام منفصلة أو على مجموعات مستهدفة - فرق منفصلة مكونة من موظفين بدوام كامل).
تُقيَّم بالضرورة جميع الأخطار المحتملة وتُوضع خطط الاستجابة في حال حدوثها.
وبطبيعة الحال، فإن زيادة كفاءة العمليات التجارية الجديدة أمر مستحيل من دون أنظمة الأتمتة والرقمنة. فقط مجال المعلومات الموحد وقنوات الاتصال جيدة التكوين يمكنهما ضمان القدرة الكافية على التحكم والشفافية.
لا يمكن تنفيذ جميع الأدوات والأنظمة الجديدة من دون التدريب وإعادة التدريب المناسبَين. إذا ظهرت وظائف جديدة، فسيكون من الضروري إعادة الإطار التنظيمي والوثائق والوصف الوظيفي. هذه مجموعة كبيرة من العمل.
المرحلة الرابعة
المرحلة الرابعة هي التنفيذ المباشر لكل ما خُطِّطَ له.
سيعتمد مدى تعقيد التنفيذ بشكل مباشر على حجم التغييرات، وتحفيز الموظفين، ومستوى المهارات المهنية للموظفين، وتوقيت التنفيذ، والأدوات والأنظمة المختارة، ونطاق التعديلات.
على سبيل المثال، قد تكون هذه ابتكارات مستهدفة في إحدى مراحل الإنتاج، أو قد تكون هناك تغييرات أساسية تتطلب إعادة تجهيز المؤسسة بالكامل.
في الحالة الأولى، نحصل على تطور سلس، وفي الحالة الأخرى، ثورة حقيقية، سيكون من الصعب للغاية التنبؤ بنتائجها والتنبؤ بها.
اقرأ أيضًا: ملخص كتاب «خرافات العلامة التجارية»
كيف تبدأ إعادة الهندسة في مشروعك؟
أولًا، يمكن أن يكون الموظفون الداخليون مسؤولين عن إعادة الهندسة (في هذه الحالة، يكوّن فريق منفصل من المتخصصين متعددي التخصصات، فيُعْطَون أهدافًا ثم يولدون الأفكار والتحليل وما إلى ذلك) أو وكالات خارجية، وعادةً ما يتشاورون.
ثانيًا، عليك أن تفهم أسباب إعادة الهندسة وحجم الموارد المتاحة لإعادة العمل في المستقبل. تشمل الأسباب عادة ما يأتي:
- انخفاض القدرة التنافسية للمؤسسة.
- أزمة داخلية.
- تغيير جذري في البيئة الخارجية.
- خطط لزيادة الحصة السوقية (توسيع التغطية).
ويجب أن تكون الموارد اللازمة للإبداع، إما متراكمة مسبقًا (توضع جانبًا)، أو تؤخذ عن طريق الائتمان (وفي هذه الحالة يتطلب الأمر وضع خطة عمل مفصلة للإبداع)، أو تؤخذ من المستثمرين (يجب أيضًا وجود مُسوِّغ لجاذبية الاستثمار).
ثالثًا، يجب تخطيط كل شيء وتصميمه بالتفصيل. ومن المرغوب فيه للغاية إجراء اختبار أولي للابتكارات في بيئة خاضعة للرقابة للحصول على مزيد من الآثار العملية وتحديث التقييمات.
للتنفيذ الذاتي، يمكنك استخدام الأطر الجاهزة. وتشمل هذه أنموذج بوديب شاكرافارتي المكون من 7 مراحل لإعادة الهندسة:
- بدء مشروع إعادة هندسة جديد (حالة العمل).
- الحصول على الموافقة على التنفيذ.
- اختيار العمليات التجارية الرئيسة لإعادة الهندسة.
- التخطيط لأنشطة إعادة الهندسة.
- دراسة العمليات الحالية.
- إعادة التصميم.
- التنفيذ بالتوازي باستخدام أنظمة المراقبة والتقييم.
اقرأ أيضًا: الهندسة البشرية والكونية وعلاقتها بتقدم المجتمعات وتطوره
الاستنتاجات والتوصيات
في الواقع، لا تختلف إعادة الهندسة كثيرًا عن نماذج كايزن، واللين، وهندسة القيمة، وPRINCE2، إذ يأتي التغيير المستمر والتكيف في المقدمة.
والفرق الوحيد هو حجم التغطية. عادةً ما يُلْجَأ إلى إعادة الهندسة عندما تنفد أفكار إدارة الشركة من أجل التحسين على نطاق صغير ومحلي، ولا توجد خطوات أخرى توفر تغييرات مهمة.
نحن بحاجة إلى أفكار جديدة، ومنظور خارجي. ولهذا السبب تستعين الشركات في أغلب الأحيان بمتخصصين ووكالات استشارية لإعادة التصميم. يمكن أن يصبح فريقك رهينة للمشكلات والقيود الداخلية.
انتبه! إن العثور على فريق يتمتع بالخبرة الحقيقية في عملية إعادة الهندسة لا يقل صعوبة عن تنفيذها. يجب التعامل مع البحث عن فناني الأداء بمسؤولية قدر الإمكان. ولا يمكن تنفيذ أي خطوات تنفيذية من دون إجراء اختبارات أولية. وإلا، فقد ينتهي بك الأمر إلى المزيد من المشكلات والنفقات غير المتوقعة.
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.