هل سبق لك أن تساءلت عن أنواع التقارير التي تعدها الشركات والمؤسسات؟ هل تعلم أن التقارير ليست مجرد وثائق تعد لغرض معرفة المعلومات فقط، بل تتنوع أشكالها وأنواعها وفق الغرض منها؟
يعد فهم أنواع التقارير أمرًا حيويًا ومهمًا لكل من يعمل في سوق العمل، فإذا كنت مهتمًا بالتعرف أكثر إلى عالم التقارير وأنواعها، تابع معي في السطور القليلة الآتية عبر منصة جوك لتحصل على إجابة عن كل الأسئلة التي تدور في ذهنك.
اقرأ أيضًا: الفرق بين المقال والتقرير
تعريف التقارير
التقارير بيان، وهو نوع من الكتابة يستخدم لكي نقدم مجموعة من التفاصيل الشاملة والمفصلة عن موضوع معين بحيادية وتنظيم، ويعتمد التقرير على ربط الوقائع والبيانات المادية وتحليلها والعمل على تلخيص النتائج المتعلقة بها، ويتضمن التقرير مقدمةً للموضوع، ووصفًا للوقائع والبيانات، وتحليلًا للبيانات وتفسيرها، وخلاصةً أو استنتاجاتٍ تلخص النتائج والتوصيات إن وجدت.
التقارير وثيقة رسمية أو غير رسمية تحتوي مجموعة من المعلومات المفصلة عن موضوع معين يعد ويعرض لغرض الإبلاغ أو التحليل أو اتخاذ مجموعة من القرارات، وتعد التقارير في عدد من المجالات والقطاعات.
ما فوائد كتابة التقارير؟
ينتج عن كتابة التقارير عدد من الفوائد والمزايا، من أهمها ما يأتي:
التقارير توفر المعلومات اللازمة التي تساعد في اتخاذ قرارات جيدة ومدروسة، ويحدث ذلك بفضل بيانات التحليلات المقدمة في التقارير، ويمكن للمسؤولين والقادة التخطيط للمستقبل باستخدامها على نحو أفضل وفعال.
وتعد التقارير سجلًا دائمًا يمكن الرجوع إليه في المستقبل، فيمكن استخدامه دليلًا أو شهادة في حال وجود نزاعات أو حدوث أي مشكلات قانونية.
وهي أداة فعالة للتأكد من الحقائق، والكشف عنها، وتوضيح المشكلات، ما يمكن الإدارة من صياغة استراتيجيات فعالة للتعامل مع تلك المشكلات.
اقرأ أيضًا: تعلم كيفية كتابة المقال بخطوات بسيطة
وتعطي التقارير نظرة تحليلية عميقة للمشكلات أو الأحداث بما تجمعه من معلومات، ثم تحللها تحليلًا دقيقًا ما يتيح للإدارة فهمًا أفضل للوضع واختيار الاستراتيجيات المناسبة.
ويمكن أن تنشأ مجموعة متنوعة من وجهات النظر عن مشكلة معينة أو حادثة، وهذا يساعد الإدارة على تطوير استراتيجيات بديلة، وتفادي مشكلات مستقبلية محتملة.
وتتميز كتابة التقارير بأهميتها في عدد من المجالات العملية والأكاديمية، فهي تسهم إلى درجة كبيرة في تحسين العمليات واتخاذ القرارات الفعالة معتمدةً على أساس منطقي ودقيق.
اقرأ أيضًا: اكتب تقريرًا
ما أنواع التقارير؟
تنقسم التقارير إلى مجموعة مختلفة من الأنواع، تختلف حسب هيكلتها والغرض منها، وتنقسم إلى نوعين رئيسين هما:
التقارير الرسمية
هي تقارير مفصلة تعمل لمناقشة مشكلة معينة، ووضع الحلول لها، وتشمل التقارير الإعلامية والتحليلية والطويلة.
تعتمد التقارير التحليلية على تحليل البيانات المادية والإحصائية؛ لكي تتمكن من تقييم أداء مؤسسة أو مشروع معين؛ مثل تقارير الأرباح في مشروعات التجارة الإلكترونية.
أما التقارير الإعلامية تكتب لإعلام طرف آخر بمعلومات مهمة؛ مثل التقارير التي ترسل إلى مديري الأقسام عن اجتماعاتهم مع رئيس الشركة.
وأما التقارير الطويلة فهي تقارير رسمية تعتمد على شرح التفاصيل بدقة، وتبرز أشياء معينة، ويزداد عدد صفحاتها عن عشر صفحات مثل إعداد تقارير التوجهات الصناعية وغيرها.
التقارير غير الرسمية
هي تقارير قصيرة قد تطول لأغراض معينة مثل البريد الإلكتروني أو الأوراق المتداولة داخل الشركة.
وتوجد التقارير القصيرة، وهي تقارير موجزة تغطي موضوعًا بسرعة، وفي الغالب تكون غير رسمية؛ مثل تقارير إعلام الموظفين عن اجتماع طارئ أو حدث عابر.
اقرأ أيضًا: كيف تكتب مقدمة بحث بطريقة صحيحة؟
أنواع أخرى من التقارير
تقرير عرض المقترحات، وهو يحتوي مجموعة أفكار وحلول لمشكلة ما، وغالبًا ما تكون غير محددة الهيكل؛ لتتمكن من تحصيل أكبر عدد من الحلول الممكنة.
التقارير الداخلية تستهدف الأشخاص داخل المؤسسة؛ لكي يتمكنوا من رفع الأداء ودعم المستوى مثل تقارير النفقات والمبيعات.
التقارير الدورية تجرى بانتظام لكي تقدم معلومات دورية عن الأداء والإنجازات؛ مثل إعداد التقارير المتعلقة بالمبيعات أو التسويق الإلكتروني وغيرها.
وتختلف أنواع التقارير حسب الغرض والهدف الذي تحققه، ما يسهم إلى درجة كبيرة في تحسين العملية التنظيمية واتخاذ القرارات الاستراتيجية الصحيحة داخل المؤسسات.
تناولنا عزيزي القارئ في هذا المقال الحديث عن التقارير، وذكرنا أنواعها، وتعرفنا إلى فوائد كتابة التقارير وأهميتها.
يجب عليك تسجيل الدخول أولاً لإضافة تعليق.