اكتب تقريرًا

من خلال رحلة طويلة في الحياة العملية لاحظت أن معظم الموظفين أو روّاد الأعمال الجدّد يواجهون مشكلة في إعداد تقارير ومكاتبات العمل بصورةٍ احترافية، وتلك المعاناة سببها المباشر هو عدم تلمس الهدف المقصود من إعداد التقرير؛ لذلك نجد معظم التقارير غير الاحترافية حبيسة الأدراج، ولا تجد التفاعل اللازم من الإدارة، ولا تجد طريقها لتنفيذ محتواها، لماذا؟

كلّ الشركات والمؤسسات والأعمال تحوي عددًا مختلفًا من التخصّصات مثل: الهندسة، الموارد البشرية، المالية.. الخ من التخصصات، يعتبر المدير حلقة الوصل بين الأقسام لتحقيق أهداف المؤسسة، أو الوصول إلى منتجٍ معين، وليس بالضّرورة أن يكون المدير ملماً بالتفاصيل الفنية للتخصّصات المذكورة آنفاً، إلا أنه لا يمكنه اتخاذ القرارات بمعزل عن متطلبات أقسام العمل، لذلك يلجأ إلى طلب التقارير من موظفيه للإحاطة بمعلومات معينة تعينه على اتخاذ القرارات المرتبطة بالسياسات الكلية للمؤسسة..

يحتوي التقرير على ثلاثة أجزاء أساسية لا بدّ من ظهور ملامحها، نستعرض الملامح العامّة للتقرير كما يأتي:

1. مقدمة التقرير: تحتوي المقدمة على موضوع التقرير أو المشكلة، والهدف من دراستها.

2. جسم التقرير: يحتوي على متن التقرير (أو البناء الأساسي للتقرير) والتحليلات اللازمة للمعلومات الواردة فيه.

3. نهاية التقرير: وتحتوي على الملخص والتوصيات التي تساعد على اتخاذ القرار.

ملامح التقرير أعلاه يجب أن تنطبق على جميع أنواع التقارير المختصرة والمفصّلة، لأن الجهة الطالبة للتقرير تهتدي لجسم التقرير بعد التأكد من أن الكاتب قد تلمس الهدف المطلوب في مقدمته، ولا بدّ من طرق التفاصيل المطلوبة بشيء من التفصيل في جسم التقرير لأهميتها في اتخاذ القرارات أو تنفيذ مخرجات التقرير، والعامل الأكثر أهمية هو ملخص التقرير وتوصيات الكاتب بناءً على معرفته بالأهداف وتخصصه في المجال، تعتبر التوصيات هي العامل الحاسم في اتخاذ الإدارة للقرارات، وتعبّر التوصيات عن مدى خبرة كاتب التقرير في مجال تخصصه كما تعكس مهاراته في إعداد التقارير.

عليه، وممّا سبق، أتمنّى أن يعود عزيزي القارئ لمقالي هذا، والكشف عن الهدف منه من خلال مقدّمته، ومعرفة أجزاء التقرير الأساسية وهي جسم المقال، ومن ثم النزول إلى توصياتي لكل الموظفين وروّاد الأعمال الجدّد بالاستماع والتركيز الجيّد عند طلب تقرير لمعرفة الهدف منه، أمّا توصيتي الثانية هي ألّا تنسى أنك متخصص في مجالك وأن مديرك يحتاج لمعلومات فنية منك تعينه على اتخاذ قراراته الإدارية، ولا تنسَ عزيزي الموظف أنك ستكون في موقع مديرك.. أمنياتي للجميع بحياة عملية رائعة.